Wanneer wordt een plezierreis een zakenreis en vice versa?

Buitenlandse zakenreizen gaan vaak gepaard met ontspannende activiteiten. Of plezierreisjes worden in een zakenkleedje gestoken om zo belastingen te vermijden. Hoe kijkt de fiscus naar zulke reizen? Met enkele basisprincipes en praktische tips kan u onaangename fiscale verrassingen vermijden.

Kwalificatie van de trip: zakenreis of plezierreis?

De fiscale behandeling van reizen hangt af van de aard van de reis. Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen puur zakenreizen, puur plezierreisjes en pleziertrips gecombineerd met een professioneel gedeelte (zoals seminaries).

Volgende argumenten kunnen gebruikt worden om een trip te kwalificeren als  zakenreis. Deze moet vanzelfsprekend overeen komen met de realiteit.

De trip vindt (gedeeltelijk) plaats tijdens de werkuren.

De werknemer mag niet vergezeld worden van zijn/haar partner.

Het budget van de reis is niet exorbitant hoog.

Een aanzienlijk deel van de tijd wordt gereserveerd voor interne zakelijke vergaderingen en opleidingen.

Fiscale behandeling voor de vennootschap

Zakelijk gedeelte:

De kosten voor het professionele gedeelte van de reis kunnen in principe aanzien worden als aftrekbaar in hoofde van de werkgever. U moet wel rekening houden met bepaalde aftrekbeperkingen zoals voor restaurant, receptie en autokosten.

Pleziergedeelte:

Het toeristengedeelte van de trip kan aanzien worden als een belastbaar voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer. De kosten met betrekking tot het toeristische gedeelte kunnen in principe als aftrekbaar aanzien worden in handen van de vennootschap op voorwaarde dat het voordeel is opgenomen op de fiches 281.10 en 325.10 (individuele fiches van de werknemers).

In de mate dat de fiscus vindt dat er voordelen toegekend zijn waarvoor er geen begunstigde is geïdentificeerd door tijdig te rapporteren op individuele fiches, dan kunnen deze voordelen belast worden als geheime commissielonen. Hierop wordt het speciale tarief 309% toegepast. De vennootschap kan dit vermijden door aan te tonen dat deze voordelen gerapporteerd zijn in de aangifte personenbelasting van de werknemer.

De afzonderlijke belasting van 309% en de kosten zelf zijn wel aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting in handen van de vennootschap.

Fiscale behandeling in hoofde van de werknemer

Voor het professionele gedeelte van de reis kan u argumenteren dat het geen aanleiding geeft tot een belastbaar voordeel in hoofde van de werknemer(s).

Voor het toeristisch gedeelte van de trip ligt dit anders. Voordelen die werknemers verkrijgen naar aanleiding van hun beroepswerkzaamheden, zijn immers belastbaar als voordeel van alle aard. In de mate dat de trip niet professioneel is, is het dus mogelijk dat de fiscus een deel van de trip wil belasten als voordeel alle aard.

Besluit

In de mate dat u kan aantonen dat de professionele bijeenkomsten tijdens de trip een zuiver professioneel karakter hebben en dat, ondanks de vrije tijdsactiviteiten, de reis voornamelijk georganiseerd vanuit zakelijke overwegingen, dan kan u argumenteren dat het grootste deel van de reiskosten aftrekbaar zijn voor de vennootschap en niet belastbaar in handen van de werknemer.

Als u op basis van documenten kan bewijzen dat de reis vanuit zakelijke overwegingen wordt georganiseerd, dan kan u argumenteren dat er geen voordeel is voor de werknemer.