Het belang van de agenda van de jaarvergadering
Iedere Belgische vennootschap is verplicht om minstens eenmaal per jaar een algemene vergadering bijeen te roepen. Ze informeert de vergadering over haar beleid en de resultaten. Wanneer uw boekhouding per kalenderjaar loopt, valt de jaarvergadering meestal in mei of in juni omdat ze moet plaatsvinden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar.
Opstelling agenda door zaakvoerder of raad van bestuur
De zaakvoerder of de raad van bestuur die de algemene vergadering bijeenroept, stelt de agenda op. De bijeenroeping kan ook geschieden door de commissaris(sen). In de uitnodiging tot de algemene vergadering moet de agenda worden opgenomen. De agenda van de jaarvergadering omvat minstens de volgende punten:
de verrichtingen of beslissingen waarbij bij de uitvoering een bestuurder/zaakvoerder rechtstreeks of zijdelings een persoonlijk belang heeft (tenzij anders bepaald in de statuten moet het belangenconflict niet meer als een afzonderlijk agendapunt in de oproeping worden vermeld. Het moet wel nog worden vermeld in het jaarverslag);
het jaarverslag en het verslag van de commissaris;
het onderzoek en de goedkeuring van de jaarrekening (incl. de goedkeuring van de resultatenverwerking);
de kwijting aan bestuurders/zaakvoerders en commissarissen;
de benoemingen van bestuurders en zaakvoerders;
de benoeming van een commissaris;
de bezoldiging van bestuurders of zaakvoerders;
"allerlei" of "varia" voor de minder belangrijke punten die geen weerslag kunnen uitoefenen op de werking van de vennootschap;
de besluiten buiten de agenda. Merk op, over een punt dat niet op de agenda voorkomt, kan geen geldige beslissing worden genomen tenzij alle aandeelhouders/vennoten aanwezig zijn en iedereen ermee instemt om over dit punt te beraadslagen en te beslissen;
stemming remuneratieverslag over de verloning van bestuurders en topmanagers (voor beursgenoteerde vennootschappen).
Opstelling agenda door aandeelhouders
Aandeelhouders die aandelen bezitten die minstens één vijfde van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen, kunnen de raad van bestuur vragen de algemene vergadering bijeen te roepen. Aan dit recht is het recht verbonden om de agenda vast te stellen. De vraag om agendapunten toe te voegen, is aan geen vormvereiste onderworpen maar gebeurt best via een aangetekende brief. Zo heeft u op de algemene vergadering een bewijs van deze aanvraag.
-> Het is belangrijk dat de agenda duidelijk en zorgvuldig alle punten aangeeft waarover de algemene vergadering zal beraadslagen en besluiten. De agenda vormt de basis voor uw aandeelhouders/vennoten om al dan niet aan de vergadering deel te nemen. De bestuurder of zaakvoerder weet aan de hand van de agenda waarover de aandeelhouders/vennoten hem vragen kunnen stellen.