Circulaire maaltijdcheques: aantal werkelijke arbeidsdagen

U kan belastingvrij maaltijdcheques toekennen als het aantal toegekende maaltijdcheques gelijk is aan het aantal dagen waarop de werknemer of zelfstandige bedrijfsleider effectief arbeidsprestaties levert. Een nieuwe circulaire van 2 september 2011 geeft toelichting bij het bepalen van dit aantal werkelijke arbeidsdagen van een werknemer of bedrijfsleider op basis waarvan hij recht heeft op fiscaal vrijgestelde maaltijdcheques.

Vrijgestelde inkomsten

Maaltijdcheques behoren tot de inkomsten die door de wetgever als sociale en culturele voordelen van belasting zijn vrijgesteld. Voor de toepassing van de vrijstelling moeten de uitgekeerde maaltijdcheques aan verscheidene voorwaarden voldoen. De toekenning moet voorzien zijn door een cao (op sectoraal vlak dan wel op ondernemingsniveau) of in een individuele overeenkomst met de werknemer. De bijdrage van de werkgever mag maximaal 5,91 euro bedragen, terwijl de minimumbijdrage van de werknemer 1,09 euro bedraagt. De maaltijdcheque moet de naam van de werknemer vermelden, evenals de geldigheidsduur van de cheque. Een laatste voorwaarde stelt dat de werknemer één maaltijdcheque moet ontvangen per werkelijke arbeidsdag. Een circulaire van 2 september 2011 verduidelijkt aan de hand van een algemene regel en enkele concrete toepassingsgevallen hoe het aantal dagen waarop effectief arbeidsprestaties werden verricht precies moet worden vastgesteld.

Aantal werkelijke arbeidsdagen: algemene regel

De fiscale voorwaarden die het wetboek inkomstenbelastingen oplegt, gaan terug op de sociale wetgeving. Aangezien de rijksdienst voor sociale zekerheid hiervoor in de eerste plaats bevoegd is, wordt hun standpunt ook op fiscaal vlak bijgetreden.
U moet maaltijdcheques uitreiken voor iedere dag waarop de werknemer normale werkelijke arbeid verricht. Dat wil zeggen dagen waarop fysieke aanwezigheid van de werknemer vereist is op het werk, of aanwezigheid op een andere plaats omwille van het werk. U moet dus ook cheques uitreiken voor een deeltijdse dagprestatie.

Aantal werkelijke arbeidsdagen: toepassingsgevallen

Vakbondsafgevaardigde: de dagen waarop een vakbondsafgevaardigde deelneemt aan een vergadering van een overlegorgaan geven recht op een maaltijdcheque. Deelname aan dit overleg draagt immers bij tot de goede werking van de onderneming.

Educatief verlof: een maaltijdcheque is ook verschuldigd voor de dagen waarop een werknemer effectief een opleiding of vorming volgt in het kader van betaald educatief verlof, althans voor zover de opleiding plaatsvindt tijdens de normale werkuren. Normale werkuren zijn de uren waarop de werknemer normaal werkt volgens zijn uurrooster. Het is niet vereist dat de volledige opleiding tijdens de werkuren valt. Een gedeeltelijke overlapping is voldoende, bijvoorbeeld: de opleiding vindt plaats tussen 16.00u en 20.00u, terwijl de werknemer die dag normaal diende te werken van 10.00u tot 18.30u. Het voorgaande geldt slechts voor zover de werkgever er zeker van kan zijn dat de werknemer tijdens zijn afwezigheid werkelijk en actief met de opleiding bezig is. De werknemer moet met andere woorden aanwezig zijn in het vormingscentrum, of een e-learningsessie volgen. De werknemer die een dag thuisblijft om daar voor de gevolgde opleiding te studeren, voldoet niet aan deze laatste voorwaarde. Een dag afwezigheid om voor de gevolgde opleiding een examen af te leggen, geeft dan weer wel recht op een maaltijdcheque.

Feestdagen, etc.: vergeet ten slotte niet dat u geen maaltijdcheque mag uitreiken voor feestdagen, inhaalrustdagen, vakantiedagen, dagen gewaarborgd loon bij ziekte, recuperatie van overuren en stakingsdagen. Dit wil zeggen: als u voor één van de hierboven vermelde dagen toch een maaltijdcheque geeft, vormt dit voor de ontvanger een belastbare bezoldiging.

Alternatieve telling

U kan daarnaast ook een alternatieve telwijze hanteren waarbij het aantal in een kwartaal effectief gewerkte uren wordt gedeeld door het in de betrokken onderneming normaal aantal te presteren uren per dag. Bekomt u als resultaat een decimaal getal, dan wordt dit afgerond op een hogere eenheid. Het resultaat wordt hoe dan ook beperkt tot het maximum aantal werkbare dagen van een voltijdse werknemer in de onderneming, zelfs als het resultaat van de berekening een groter resultaat geeft. Die alternatieve methode kan slechts toegepast worden door ondernemingen die verschillende arbeidsregelingen toepassen voor hetzij voltijdse, hetzij deeltijdse prestaties. Bovendien moet de methode vastgelegd worden in een cao of bij gebrek daaraan in het arbeidsreglement, als uw onderneming gemiddeld geen 50 mensen te werk stelt. In de cao of het arbeidsreglement moet dan worden bepaald wat het normale aantal te presteren uren per dag is in de onderneming, evenals het maximum aantal werkbare dagen per kwartaal.