Revolutie in de horeca: de geregistreerde kassa

Vanaf 1 januari 2013 zijn horecazaken verplicht een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Voor sommige exploitanten komt daar nog eens de verplichting bij om met een geregistreerde kassa te werken. Omdat de uitvoeringsbesluiten nogal lang op zich hebben laten wachten, is de start van de regeling wat uitgesteld.

Voor wie gelden de verplichtingen?

De verplichting om een vereenvoudigde factuur uit te reiken, geldt voor horecazaken “die spijzen en dranken voor verbruik ter plaatse” aanbieden.  Als de omzet van uw zaak voor minstens 10 % voortkomt uit het verschaffen van maaltijden voor verbruik ter plaatse, bent u bovendien verplicht  daarbij gebruik te maken van een geregistreerd kassasysteem.

De bestaande kassasystemen zullen dan vervallen. Als u nog een oud systeem gebruikt, zal u zich moeten aanpassen. Dit wil zeggen: (1) als u boven de 10 %-grens uitkomt een nieuw geregistreerd kassasysteem aanschaffen of (2) als u onder de 10 %-grens blijft, overschakelen op btw-bonnetjes.

Hoe die 10% berekenen?

Of uw omzet voor minstens 10 % bestaat uit het verschaffen van maaltijden, wordt berekend door middel van de volgende breuk:

teller: de omzet van de maaltijden voor verbruik ter plaatse. Dit wil zeggen dat meeneemmaaltijden en dranken niet in de teller moeten opgenomen worden.  Bij wijze van uitzondering moet de omzet van het ontbijt van hotelgasten evenmin in de teller opgenomen worden.

noemer: de totale omzet van de horeca-activiteiten, dus ook de verhuur van feestzalen, het verschaffen van logies, dranken, etc.

Bijzonder is dat ook cateringbedrijven nu ook onder deze regeling zullen vallen. Dit wil zeggen: de levering van de maaltijden om mee te nemen maakt geen deel uit van de teller, maar wel van de noemer. Als het leveren van de meeneemmaaltijden dus (nagenoeg) de enige activiteit is, zal de 10 %-grens niet bereikt worden, waardoor het gebruik van een geregistreerd kassasysteem niet verplicht is.

De omzetcijfers die in de breuk opgenomen moeten worden, zijn de cijfers van het vorige kalenderjaar. Dat noemen we de referentieperiode. Starters (die geen referentiejaar hebben) moeten zich baseren op een raming.

Verplichting geldt algemeen - en blijft gelden

Eens u verplicht bent het geregistreerde kassasysteem te gebruiken, geldt deze verplichting voor al uw verrichtingen. Dit wil zeggen dat u het kassasysteem ook moet gebruiken voor dranken en meeneemmaaltijden.

Bovendien geldt de regel “eens verplicht, altijd verplicht”. Met andere woorden: als u tijdens het jaar x minstens 10 % van uw omzet heeft gehaald uit maaltijden om ter plaatse te verbruiken, moet u vanaf x+1 het geregistreerde kassasysteem gebruiken en dat ook blijven doen in x+2, x+3 enzovoort, tot u de activiteit stopzet. Zelfs als u tijdens x+2 nog maar 7 % omzet haalt uit maaltijden om ter plaatse te verbruiken, blijft het geregistreerde systeem verplicht.

Technische problemen

Met zo'n geregistreerd systeem kunnen er zich natuurlijk technische storingen voordoen. U moet sowieso met deze mogelijkheid rekening houden en uw rekeningen en ontvangstbewijzen op de locatie van het kassasysteem bijhouden.

Als er zich effectief een storing voordoet, moet u de nodige actie ondernemen:

binnen het uur uw btw-controlekantoor op de hoogte stellen - enkel in geval van overmacht heeft u 24 uur;

een rekening of ontvangstbewijs uitreiken voor de transacties waarvoor u normaal een kasticket moet uitreiken.

Als de storing is opgelost, moet u de fiscus (uw lokaal btw-kantoor) opnieuw verwittigen. U stuurt een e-mail met de volgende vermeldingen:

datum en uur waarop het probleem is opgelost;

hoeveelheid rekeningen en ontvangstbewijzen die ondertussen zijn uitgereikt;

begin- en eindnummers van deze rekeningen en ontvangstbewijzen.

Bij een kortstondige storing is het voldoende dat u slechts één email stuurt om zowel het begin als het einde van de storing + de hierboven vermelde gegevens te melden.

Moet u nu al iets doen?

Als u een horecazaak uitbaat en onder de hierboven genoemde verplichtingen valt, moet u zich registreren via een webapplicatie van de FOD Financiën. De FOD Financiën zal later meer details bekend maken over hoe u hier precies bij moet te werk gaan.

MAAR

Ondertussen is de discussie en de onzekerheid over dit systeem alweer opgelaaid. De circulaire die de administratie in juni publiceerde met meer uitleg, werd in oktober (voorlopig) terug ingetrokken.
Het is onduidelijk wat daar precies de gevolgen van zijn. Momenteel lijkt het niet evident dat het systeem op 1 juli 2013 in werking zal kunnen treden. De datum die nu wordt genoemd, is 1 januari 2014.
Hoe dan ook, u kan toch maar beter voorbereid zijn op wat er gaat komen.
Wij houden u op de hoogte van de verdere evolutie.