Hoe derdenrekeningen boekhoudkundig verwerken?

Ontvangt of beheert u gelden van cliënten of derden? Notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders en vastgoedmakelaars zijn deontologisch verplicht die sommen op een speciale bankrekening te storten. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) bepaalt op welke manier u die derdenrekening of kwaliteitsrekening boekhoudkundig moet verwerken.

Beheer van gelden van cliënten of derden

Derdenrekeningen of kwaliteitsrekeningen zijn zichtrekeningen die worden geopend bij een financiële instelling en die uitsluitend bestemd zijn om te worden aangewend bij verrichtingen met betrekking tot het beheer van gelden van cliënten of van derden. Het is de bedoeling om de gelden van of bestemd voor cliënten of derden, te scheiden en gescheiden te houden van het eigen vermogen. De deontologische regels van verschillende beroepsinstituten (voor notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders en vastgoedmakelaars) willen vooral voorkomen dat de beroepsbeoefenaars die titularis zijn van derdenrekeningen, er vrij over kunnen beschikken in hun voordeel. Zij kunnen in principe dan ook geen aanspraak maken op de interesten die deze rekening genereren.

Er zijn twee soorten derdenrekeningen.
De collectieve derdenrekening kan u gebruiken voor alle gelden van derden.
De geïndividualiseerde rekening of rubriekrekening wordt geopend voor een welbepaalde cliënt of dossier.
Wanneer de beroepsbeoefenaars hun activiteit onder de vorm van een vennootschap uitoefenen, vallen zij onder de wetgeving op de jaarrekeningen. Daaruit volgt de verplichting tot het houden van een boekhouding en het vermelden van de derdenrekening in die boekhouding.

Burgerrechtelijke gevolgen

Burgerrechtelijk is er geen wetgeving die het statuut van collectieve- of geïndividualiseerde derdenrekeningen bepaalt (behoudens enkele speciale gevallen van geïndividualiseerde derdenrekeningen van een curator in de faillissementswet). Enkel voor notarissen is dit bij wet geregeld. Zij kunnen de tegoeden op een derdenrekening juridisch scheiden van hun eigen vermogen.

Boekhoudkundige gevolgen

Boekhoudkundig moeten derdenrekeningen op de actiefzijde van de balans van de vennootschappen van beroepsbeoefenaars worden geboekt tenzij de beroepsbeoefenaar zijn cliënt of een derde vertegenwoordigt (m.a.w. rekening geopend in naam of voor rekening van de cliënt of derde, bv. voorlopig bewindvoerders) en een wet de scheiding oplegt van de derdenrekening met het vermogen van de beroepsbeoefenaar (bv. sommen op een bankrekening geopend voor een faillissement door een curator).

U moet die opnemen onder de rubriek liquide middelen (klasse IX schulden aan een of meerderen), op rekening 55 Kredietinstellingen. Rekening 55 wordt onderverdeeld in subrekeningen om de derdenrekeningen te kunnen onderscheiden van rekeningen die worden geopend voor eigen rekening of voor rekening van de vennootschap.
De vennootschap zal haar schuld aan de passiefzijde van de balans tot uitdrukking brengen in klasse IX, schulden op ten hoogste één jaar. De CBN stelt voor om rekening 44 Handelsschulden te gebruiken. Rekening 44 wordt onderverdeeld in subrekeningen op naam van de (mogelijke) begunstigden van de sommen.
Omdat de beroepsbeoefenaars in de regel geen voordeel mogen halen uit de derdenrekeningen en niet over de gelden mogen beschikken, mogen die niet worden geboekt op de “Geldbeleggingen”. Uitzondering hierop vormen de gerechtsdeurwaarders, voor wie deontologisch geen dergelijk verbod bestaat. Maar ook bij hen kan u voornoemde boekingswijze best aanhouden.

Voor rekeningen geopend in naam of voor rekening van cliënten of derden, mag u kiezen voor de boeking op de onderrekeningen (072, 073, 074 en 075) met vermelding in de toelichting bij de jaarrekening.

Eventuele intresten ondergaan hetzelfde lot en moet u enerzijds boeken op rekening 55 en anderzijds op rekening 44. Omdat die rechtstreeks toekomen aan de cliënt of andere begunstigde moet u die interesten niet opnemen via de resultatenrekening. Behalve bij de gerechtsdeurwaarders waar de intresten als een opbrengst worden geboekt.

Meer info

CBN-advies 2011/16 van 6 juli 2011: De boekhoudkundige verwerking van derdenrekeningen - klik hier