De algemene vergadering en het belang van de oproepingstermijn

Bij het organiseren van een algemene vergadering moeten heel wat regels worden nageleefd. Respecteert men die regels niet, dan bestaat het risico dat de beslissing van de algemene vergadering nietig wordt verklaard. Een veel voorkomende nietigheidsgrond is de niet-naleving van de oproepingsformaliteiten.

Oproepingsformaliteiten

De oproepingstermijn voor algemene vergaderingen van niet-genoteerde vennootschappen bedraagt 15 dagen. De oproeping voor genoteerde vennootschappen moet ten minste 30 dagen voor het houden van de algemene vergadering gebeuren. Wanneer die termijn precies begint te lopen, is niet duidelijk. Volgens de klassieke opvatting - de meerderheidsopvatting in de rechtsleer - begint de oproepingstermijn voor de algemene vergadering te lopen met de verzending van de stukken per (aangetekende) brief, en niet met de ontvangst ervan.
Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dat de vennootschap de oproeping moet doen maar zegt niet dat de vennootschap de ontvangst van de oproepingsbrief moet bewijzen. Er bestaat echter rechtspraak die de bewijslast tot kennisname bij de vennootschap legt.

Wat wel vaststaat, is dat die oproepingstermijn voor elk agendapunt moet worden nageleefd. Wie een agendapunt aan de agenda wil toevoegen, moet de oproepingstermijn voor dat bepaald agendapunt naleven.

De oproepingstermijn is een minimumtermijn. De statuten kunnen deze termijn verlengen maar niet verkorten. Vast staat dat het kalenderdagen betreft, m.a.w. zowel feestdagen, zaterdagen en zondagen. Wanneer de laatste dag een feestdag is, worden de termijnen niet automatisch verlengd tot de eerstvolgende werkdag. De statuten kunnen hier wel van afwijken.

Gevolgen niet-naleven van de oproepingsformaliteiten

De rechtbank van koophandel kan op verzoek van elke belanghebbende de nietigheid uitspreken van een besluit van de algemene vergadering. Een grond tot nietigheid is de niet-leving van de oproepingsformaliteiten. Maar die nietigheid zal pas worden uitgesproken als de persoon in wiens nadeel de beslissing is genomen, aantoont dat hij een invloed zou kunnen gehad hebben op de besluitvorming wanneer de formaliteiten wel correct zouden zijn nageleefd. Bovendien zal de eiser moeten aantonen dat hij nadeel heeft ondervonden van het besluit en mag hij niet aan de onregelmatigheid hebben verzaakt. Dit betekent dat een aandeelhouder die op de algemene vergadering aanwezig of vertegenwoordigd was en de onregelmatigheid niet heeft opgeworpen, nadien de nietigheid niet meer kunnen inroepen.

Die nietigheid treedt dus niet van rechtswege in. De rechtbank van koophandel moet de nietigheid steeds uitspreken. De vordering tot nietigverklaring of opschorting moet binnen een absolute vervaltermijn van zes maanden worden ingesteld. Als er langer dan zes maanden wordt gewacht, dan is de beslissing van de algemene vergadering definitief.