Nieuwe sanctie bij niet neerlegging jaarrekening: ambtshalve doorhaling van de vennootschap in de KBO

Het opstellen en neerleggen van een jaarrekening moet gebeuren binnen strikte termijnen. Een vennootschap die drie opeenvolgende boekjaren geen jaarrekening neerlegt, riskeert binnenkort een nieuwe sanctie: een ambtshalve doorhaling van de vennootschap in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Termijnen goedkeuring en neerlegging jaarrekening

Het bestuursorgaan moet uiterlijk binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar de jaarrekening ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering. Binnen de dertig dagen na die goedkeuring én ten laatste zeven maanden na de afsluitdatum van het boekjaar, moet de jaarrekening worden neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank. Omdat het boekjaar van de meeste vennootschappen samenvalt met het kalenderjaar, moet de jaarrekening dus uiterlijk op 31 juli worden neergelegd. Wie die neerleggingsverplichting niet (tijdig) nakomt, wordt gesanctioneerd (administratief, burgerlijk, strafrechtelijk, gerechtelijk).

Huidige (gerechtelijke) sanctie

Een vennootschap die drie opeenvolgende boekjaren geen jaarrekening neerlegt, riskeert een “gerechtelijke ontbinding”. Iedere belanghebbende of het openbaar ministerie kan aan de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied waar de vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft, de ontbinding van deze niet actieve of slapende vennootschap vragen, behoudens regularisatie van de toestand tijdens de loop van het geding. Deze procedure is erg tijdrovend en wordt dan ook zelden toegepast. De regering voorziet daarom in het kader van haar begrotingsopmaak van 2013 in twee nieuwe ambtshalve doorhalingen van vennootschappen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (wetsontwerp houdende dringende bepalingen inzake fraudebestrijding van 22 april 2013, DOC 2763/001).

Nieuwe sanctie: ambtshalve doorhaling in KBO

De beheersdienst van de KBO zal (vanaf 1 juli 2013 ?) vennootschappen ambtshalve doorhalen die hun verplichting tot het indienen van de jaarrekening gedurende ten minste drie opeenvolgende boekjaren niet vervullen. Het gaat om vennootschappen die door het wetboek van vennootschappen als niet meer actief worden beschouwd. Deze informatie is nuttig voor de KBO-gebruikers. Omdat de vermelding van de doorhaling voor iedereen toegankelijk is (via de onlinetoepassing “Public Search” van de KBO), wordt de onderneming aangezet om haar indieningsverplichting te vervullen.

De beheersdienst van de KBO zal vennootschappen ambtshalve ook doorhalen die aan een aantal cumulatieve criteria voldoen op basis waarvan de onderneming, die op juridisch vlak wel bestaat, in feite als niet meer bestaande kan worden beschouwd. Het gaat om de volgende 5 voorwaarden:

sedert minimum drie jaar niet beschikken over actieve hoedanigheden, activiteiten of vestigingseenheden, ingeschreven in de KBO;

ingeschreven zijn in de KBO met een actieve status;

niet beschikken over lopende toelatings- of hoedanigheidsaanvragen, ingeschreven in de KBO;

sinds 7 jaar geen enkele wijziging aan de ingeschreven gegevens in de KBO hebben uitgevoerd;

sinds 7 jaar geen enkele andere publicatie dan die van de jaarrekeningen, in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad of in het Belgisch Staatsblad hebben uitgevoerd.

Enkel de vennootschappen met een actieve status zullen worden geschrapt. Hier worden de vennootschappen bedoeld die hun oprichtingsakte hebben neergelegd bij de handelsrechtbank (en dus rechtspersoonlijkheid hebben) en die zich niet bevinden in een situatie van sluiting van faillissement, sluiting van vereffening, die niet zijn ontbonden door een fusie of een splitsing of nietig werden verklaard (of stopgezet wegens dubbel gebruik).
De doorhalingen worden gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en zijn voor iedereen zichtbaar via de onlinetoepassing “Public Search” van de KBO.

Intrekking doorhaling in KBO

Ondanks de doorhaling blijven de gegevens van de geschrapte bedrijven beschikbaar voor de administratie en voor de burgers. De doorhaling leidt immers niet tot de ontbinding van de vennootschap. De doorgehaalde vennootschappen blijven juridisch bestaan.

Als een onderneming haar rekeningen indient, wordt de doorhaling ingetrokken. Voor vennootschappen die geen rekeningen moeten indienen, wordt de doorhaling ingetrokken vanaf wanneer aan 1 van de criteria niet meer is voldaan.
Net als de doorhalingen wordt ook de intrekking van de doorhaling gratis gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.