Dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen
Als een personeelslid voor een korte opdracht naar het buitenland moet, kan u hem als werkgever een forfaitaire onkostenvergoeding betalen. U kan kiezen voor het algemene forfait van 37,18 EUR per dag (ongeacht waar de reis naartoe gaat) of het bedrag zoals het voorkomt op de landenlijst van de FOD Financiën (bedrag varieert naargelang het land). Dit bedrag is voor de onderneming volledig aftrekbaar, maar is voor de werknemer geen belastbare bezoldiging.
Onkostenvergoeding zoals voor ambtenaren
Werknemers van de privésector die een opdracht in het buitenland moeten uitvoeren, zullen naast kosten voor vervoer en overnachting natuurlijk ook nog wat 'kleinere' uitgaven doen: maaltijden, taxikosten, fooien. Dit zijn eigenlijk kosten die ten laste van hun werkgever zouden moeten komen, aangezien ze gemaakt worden in het kader van de beroepswerkzaamheid. Het gaat alleen om 'kleine' kosten die ter plaatse gemaakt worden. U kan hen er als werkgever een forfaitaire onkostenvergoeding voor geven. De reis- en verplaatsingskosten, en de overnachtingskosten vallen niet onder het forfait.
Dit systeem is gebaseerd op de onkostenvergoeding die ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking krijgen wanneer ze een korte officiële opdracht in het buitenland vervullen. De overheid heeft een landenlijst opgesteld, waarbij de forfaitaire onkostenvergoeding varieert naargelang het land waar dienstreis heen gaat. Het bedrag hangt af van de plaatselijke levensduurte, zo bedraagt een dagvergoeding voor Bolivia 43 EUR, terwijl die voor Japan 105 EUR bedraagt.
Kiezen voor het algemeen forfait of het bedrag van de landenlijst
De werkgever mag kiezen of hij het algemeen dagforfait van 37,18 EUR betaalt, dan wel het bedrag dat op de landenlijst staat.
Een kort overzicht van enkele belangrijke Belgische handelspartners (een volledige lijst met alle landen vindt u terug in het Belgisch Staatsblad van 6 mei 2013) met bedragen geldig vanaf 1 april 2013:
China: 83 EUR
Duitsland: 93 EUR
Frankrijk: 95 EUR
Luxemburg: 92 EUR
Nederland: 93 EUR
Verenigde Staten: 105 EUR
Verenigd Koninkrijk: 101 EUR
Voor een dienstreis van maximum 30 dagen
Het moet gaan om een reis door een werknemer of bedrijfsleider in opdracht van de vennootschap. Als de reis minder dan tien uur of meer dan 30 dagen duurt, mag het forfait niet worden toegepast. Dan moeten de reële kosten worden bewezen en terugbetaald.
De regeling geldt voor personeelsleden die normaal gezien hun job hier in België uitoefenen, maar af en toe naar het buitenland moeten (dat kan eenmalig zijn, of zelfs met een zekere regelmaat).
Vallen dus buiten de regeling:
werknemers die voortdurend in het buitenland werken maar elke 30 dagen naar België terugkeren;
werknemers voor wie reizen naar het buitenland tot hun normale beroepsactiviteit behoren;
werknemers die één of twee dagen per week over de grens werken.
Aftrekbaar bij werkgever, niet belast bij werknemer
De onkostenvergoeding is een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, dat wil zeggen kosten die normaal gezien ten laste van de werkgever komen, ook al worden ze door de werknemer voorgeschoten.
De werknemer wordt op de ontvangen dagvergoeding dus niet belast. De werkgever mag de volledige kost wel als beroepskost aftrekken.