Bent u klaar voor de SEPA deadline?

Vanaf 1 februari 2014 mag u binnen de SEPA-zone enkel nog het Europees rekeningnummer gebruiken. Voor overschrijvingen en domiciliëringen die u via elektronische weg naar uw bank doorstuurt, moet u specifieke SEPA-standaarden gebruiken. Banken kunnen zeker helpen bij de migratie, maar het meeste werk moet u zelf doen. Welke stappen zijn nodig om uw administratie en bedrijfsvoering op tijd klaar te krijgen?

Europees rekeningnummer - structuur IBAN

Het SEPA of Single Euro Payments Area (eengemaakte euro-betalingsruimte) wil een unieke euro-betaalruimte creëren. Dit impliceert het gebruik van een juridisch kader en Europese standaarden die de nationale reglementeringen en standaarden vervangen. Daarom wordt de nationale overschrijving vervangen door de Europese overschrijving, de SEPA Credit Transfer, en de nationale domiciliëring door de Europese domiciliëring of de SEPA Direct Debit. Vanaf 1 februari 2014 zullen alle burgers, ondernemingen en overheden binnen de SEPA-zone hun betalingen in euro kunnen uitvoeren en ontvangen onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde rechten en plichten. Binnen SEPA zijn in totaal 33 landen verenigd: alle landen binnen de Europese Unie, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, Zwitserland en Monaco.

Het Europese overschrijvingsformulier werd al in januari 2008 op de Belgische markt ingevoerd. Op het Europese overschrijvingsformulieren moeten de IBAN en de BIC codes worden vermeld.
De IBAN code (International Bank Account Number) wordt gebruikt voor identificatie van de rekening. Per land is er een vaste lengte (maximum 34 karakters). In België telt de IBAN code 16 karakters met volgende structuur: BE gevolgd door 2 cijfers, die op hun beurt worden gevolgd door 12 cijfers van het bankrekeningnummer (bv. het Belgisch bankrekeningnummer 539 0075470 34 komt als IBAN overeen met BE68 5390 0754 7034. U vindt de IBAN code van uw Belgische bankrekening op uw uittreksels.
De BIC code (Bank Identifier Code) is nodig ter identificatie van de bank van de begunstigde. Elk van de ongeveer 6.000 Europese banken heeft haar eigen code. De BIC code bestaat uit 8 of 11 karakters (bv. BANKBEBB).
Vanaf 1 februari 2014 moet u de BIC code niet meer vermelden voor nationale betalingen. Vanaf 1 februari 2016 moet de BIC niet meer worden vermeld voor alle Europese overschrijvingen.

Veranderingen voor uw bedrijf?

Om uw administratie en bedrijfsvoering tegen 1 februari 2014 klaar te krijgen, zijn een aantal stappen nodig.

1. Plan van aanpak opstellen
Breng de veranderingen voor uw bedrijf in kaart. Het gebruik van IBAN als rekeningnummer betekent dat u ook alle communicatiemiddelen moet aanpassen waar het rekeningnummer op vermeld staat. Wanneer u werkt in meerdere landen, dan heeft uw bedrijf voor het verrichten van eurobetalingen in principe nog maar één rekening nodig.

2. Overgangsdatum bepalen
Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel de Belgische als de Europese standaarden gelden. U kunt dus nu al de nieuwe betaalproducten gebruiken. Wacht niet tot op het laatste moment. Denk ook aan een back-upplan om cashflowproblemen in de toekomst te vermijden. Op dit moment wijst niets erop dat de deadline wordt uitgesteld. Niemand is gediend met reputatieschade als u uw verplichtingen niet kan nakomen tegen 1 februari 2014. Bovendien kan er bij de banken een achterstand in niet-verwerkte transacties ontstaan en kan u liquiditeitsproblemen krijgen wanneer u de deadline niet haalt.

3. Relaties informeren
Deel uw IBAN en de datum wanneer u overgaat mee aan uw medewerkers, klanten, leveranciers en andere relaties. Verzamel daarnaast ook de IBAN's van uw klanten en relaties en wijzig die gegevens in uw administratie.

4. Softwareleverancier contacteren
Wie software gebruikt voor zijn boekhouding en bedrijfsvoering moet alle databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen naar IBAN laten omzetten. De migratie naar de Europese overschrijving betekent dat de XML-standaard moet worden gebruikt voor uitgaande betaalopdrachten naar de bank.

5. Aandachtspunt: Europese domiciliëring
Dankzij de Europese domiciliëring kan u overal in Europa even makkelijk een domiciliëring in euro gebruiken als in België. Naast een Europese domiciliëring voor iedereen, particulieren en ondernemingen (Core genoemd), bestaat er een versie voor verrichtingen tussen professionele gebruikers (Business-to-Business of B2B). Ten laatste op 1 februari 2014 worden domiciliëringsmandaten niet langer beheerd door de bank maar wel door uzelf. De procedure verschilt naargelang u domiciliëringen gebruikt voor het uitvoeren van betalingen of voor het innen van betalingen.
Ook de consumentenbescherming wordt versterkt: zo heeft uw klant bijvoorbeeld vanaf 1 februari 2014 de mogelijkheid om zelf een maximumbedrag en een maximale periodiciteit (bv. maandelijks, trimestrieel) voor zijn domiciliëringen te bepalen. Hij kan ook zelf beslissen welke leveranciers hij toelaat om zijn domiciliëringen te innen.

Op de website van de Nationale Bank van België (www.nbb.be) is documentatie beschikbaar over alle aspecten van SEPA. Praktische brochures kan u ook terugvinden op www.sepabelgium.be.