Forfaitaire verblijfsvergoeding voor buitenlandse dienstreizen van lange duur

Werkgevers kunnen al langer hun personeelsleden die voor een dienstreis naar het buitenland gaan een forfaitaire dagvergoeding betalen. Dat bedrag vergoedt de kleine kosten die het personeelslid maakt in het buitenland (o.a. maaltijdkosten, taxiritten). Het personeelslid wordt er niet op belast, maar de werkgever kan de kosten wel aftrekken. Tot voor kort kon dit enkel voor korte dienstreizen van maximaal 30 dagen. Vanaf 10 oktober 2013 kan het ook voor langere dienstreizen van maximaal 24 maanden.

Een vergoeding voor kleine kosten ter plaatse

Een werkgever kan een forfaitaire vergoeding betalen aan werknemers die voor het werk naar het buitenland moeten reizen. De vergoeding wordt beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Dit wil zeggen dat de werkgever ze WEL als beroepskost kan aftrekken, maar dat ze NIET als beroepsinkomen belastbaar zijn bij de werknemer.

De forfaitaire vergoeding dient om de kleine kosten te dekken die de werknemer maakt.
Hiermee worden bedoeld

maaltijdkosten;

plaatselijke vervoerskosten (bv. taxiritten, openbaar vervoer);

fooien.

Vallen niet onder de forfaitaire vergoeding:

reiskosten en verplaatsingskosten;

overnachtingskosten.

Een forfaitaire terugbetaling kan niet worden gecombineerd met een terugbetaling op basis van bewijsstukken (facturen, bonnetjes).

Een 'forfaitaire' vergoeding

De werkgever kan kiezen tussen een algemeen forfait van 37,18 EUR per dag, of een bijzonder forfait dat verschilt naar gelang het land waar de buitenlandse reis heen gaat (de FOD Financiën heeft een lijst met forfaitaire bedragen per bestemming).

Voor de dag van vertrek en terugkeer mag slechts de helft van het forfait toegekend worden.

Als de werkgever ook de verblijfskosten terugbetaalt en in deze verblijfskosten (een) maaltijd(en) begrepen is/zijn, moet de forfaitaire verblijfsvergoeding verminderd worden met...

15 % (van de forfaitaire vergoeding) voor het ontbijt;

35 % (van de forfaitaire vergoeding) voor een middagmaal;

45 % (van de forfaitaire vergoeding) voor een avondmaal;

5 % (van de forfaitaire vergoeding) voor de kleine uitgaven.

Nu ook voor reizen tot 24 maanden

Vroeger kon zo'n vergoeding enkel voor korte buitenlandse reizen van maximaal 30 dagen. Nu mag zo'n vergoeding ook betaald worden voor lange reizen tot 24 maanden (voor eenzelfde opdracht). Een lang verblijf is een verblijf van meer dan 30 dagen en minder dan 24 maanden.

Als de werknemer zich definitief in het buitenland vestigt, moet de toekenning van het forfait worden stopgezet.

Voorbeeld

Karel moet van zijn werkgever voor een belangrijk project naar Parijs van 11 januari tot 7 maart 2014. De toegestane forfaitaire dagelijkse kostenvergoeding voor Frankrijk bedraagt 57,00 EUR.

De volgende vergoeding kan hem belastingvrij worden betaald:

Voor 11 januari (dag van vertrek telt voor de helft): 57/2 = 28,50 EUR

Voor 12 januari tot 6 maart (54 dagen):  57 × 54 = 3.078,00 EUR

Voor 7 maart (dag van terugreis telt voor de helft): 57/2 = 28,50 EUR

Totaal: 28,50 + 3.078,00 + 28,50 = 3.135,00 EUR

Stel nu dat Karel zijn hotelovernachting met ontbijt terugbetaald krijgt. In dat geval moet de forfaitaire vergoeding met 15 % verminderd worden. De vermindering voor het ontbijt moet niet toegepast worden voor dag van vertrek en terugkeer, die worden sowieso al tot de helft beperkt. Dit levert dan de volgende berekening op:

Voor 11 januari: 57/2 = 28,50 EUR (vertrekdag)

Voor 12 januari tot 6 maart:  48,45 × 54 = 2.616,30 EUR (57 EUR min 15 % = 48,45 EUR)

Voor 7 maart (dag van terugreis telt voor de helft): 57/2 = 28,50 (dag van terugkeer)

Totaal: 28,50 + 2.616,30 + 28,50 = 2.673,30 EUR