Restaurantkosten soms volledig aftrekbaar

In de regel zijn restaurantkosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar (69 %). Het goede nieuws is dat in een beperkt aantal gevallen de restaurantkosten volledig aftrekbaar zijn. We sommen de uitzonderingen op en lichten het hoe en wat ervan toe.

Restaurantkosten: een vrij ruime definitie

Restaurantkosten zijn de kosten voor maaltijden die worden opgediend op restaurant, inclusief de dranken en rookwaren. Onder 'restaurant' wordt elke inrichting begrepen waar maaltijden worden bereid en verkocht om ter plaatse te worden geconsumeerd.

Niet enkel een 'restaurant' in enge zin komt dus in aanmerking, maar bv. ook een taverne, café of een broodjeszaak (waar men ter plaatse een spaghetti, een croque monsieur, een broodje nuttigt).

De regel: professionele restaurantkosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar

Beroepsmatig gemaakte restaurantkosten zijn slechts voor 69 % aftrekbaar. Deze beperking geldt ook voor de restaurantkosten die u (al dan niet forfaitair) aan een derde terugbetaalt, bv. aan uw personeelsleden.

Privé-restaurantkosten, die los staan van de beroepswerkzaamheid, zijn niet aftrekbaar.

Of kosten professioneel zijn of eerder privé is een feitenkwestie: wat bijvoorbeeld als het zakendiner plaatsvindt in het weekend, of als de partners van u en uw zakenrelatie ook aanwezig zijn. In geen van beide gevallen is het beroepskarakter a priori uitgesloten. Anderzijds zou de administratie er wel eens moeilijk over kunnen doen. Dit betekent dan ook dat u er voor moet zorgen dat u kan aantonen dat de uitgaven een beroepskarakter hebben. Dat kan o.a. door bewijsstukken bij te houden: bij voorkeur een btw-bonnetje van het restaurant, maar eventueel kan ook een kasticket of een uittreksel van uw creditcard volstaan.

Op de beperking tot 69 % bestaan er vijf uitzonderingen. Vier van deze uitzonderingen zijn algemeen gangbaar, de vijfde geldt enkel voor een specifieke sector, met name de voedingssector. De volgende restaurantkosten zijn wel voor de volle 100 % aftrekbaar.

Uitzondering (1): het bedrijfsrestaurant

De kosten voor het bedrijfsrestaurant waar het personeel een maaltijd kan nuttigen, zijn volledig aftrekbaar. Het kan gaan om een eigen bedrijfsrestaurant, of om een externe onderneming (bv. traiteur) die de maaltijden verzorgt.

Voorwaarde is dat het personeelslid zelf minstens 1,09 EUR per maaltijd bijdraagt. Als het personeelslid minder of niets bijdraagt, wordt een deel van de kosten als verworpen uitgaven beschouwd. Het verworpen gedeelte  = 1,09 - eigen bijdrage van de werknemer.

Voorbeeld

Als de werknemer niets bijdraagt: 1,09 EUR (1,09 - 0 ) per genuttigde maaltijd is een verworpen uitgave.

Stel dat de werknemer 50 cent per maaltijd moet betalen, dan wordt 59 cent (1,09 - 0,50) per maaltijd  als kost verworpen.

Dus als de werknemer 1,09 EUR bijdraagt, is 0 EUR (1,09 -1,09 = ) de verworpen kost per maaltijd. Dat klopt want in dat geval is de volledige kost aftrekbaar.

Uitzondering (2): voordeel van alle aard

Als de restaurantkosten bij de bedrijfsleider of het personeelslid als voordeel van alle aard worden aangegeven en belast, mogen ze volledig worden afgetrokken.

Uitzondering (3): personeelsfeestjes

Restaurantkosten die gemaakt worden voor een personeelsfeestje dat voor het ganse personeel wordt georganiseerd, zijn ook volledig aftrekbaar. Tenminste als het per personeelslid slechts een geringe waarde heeft.

Het moet gaan om een (maximaal één keer per jaar) georganiseerd feest ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar of een patroonheilige. Ook een gelegenheid waarop de pensionering van een personeelslid of het overhandigen van een ereteken aan een personeelslid wordt gevierd, valt hieronder.

Het feest moet bovendien voor alle personeelsleden bestemd zijn. Een etentje dat enkel bestemd is voor de directieleden, valt onder de gewone aftrekbeperking.

Uitzondering (4): kosten die worden doorgerekend

Restaurantkosten die u als opdrachthouder via een factuur voor hetzelfde bedrag doorrekent aan uw klant, zijn volledig aftrekbaar. In dat geval moet de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het etentje duidelijk op de factuur worden vermeld en moet een fotokopie van de rekening bij de factuur worden gevoegd.

Uitzondering (5): vertegenwoordigers in de voedingssector

Vertegenwoordigers in de voedingssector laten vaak hun (nieuwe) producten degusteren tijdens een zakenlunch tussen leverancier en (potentiële) klant. Als de restaurantkosten noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid van de vertegenwoordiger, zijn deze kosten volledig aftrekbaar.