Klantenlisting in de btw

Belastingplichtigen moeten elk jaar bij de administratie een lijst indienen met hun belastingplichtige afnemers. Die lijst wordt ook wel klantenlisting genoemd. Uiterste datum om de opgave in te dienen, is 31 maart. Wat er precies in de opgave moet worden opgenomen, doen we voor u uit de doeken.

Wie moet melden?

Iedere belastingplichtige met een btw-identificatienummer moet jaarlijks de klantenlisting indienen. De verplichting geldt dus ook voor: belastingplichtigen die een periodieke (i.p.v. maandelijkse) btw-aangifte indienen, belastingplichtigen die vallen onder het landbouwregime, leden van een btw-eenheid, ...

Slechts enkele belastingplichtigen ontsnappen aan deze verplichting. Het betreft (1) toevallige belastingplichtigen die een nieuw gebouw verkopen of een nieuw vervoermiddel intracommunautair leveren; (2) belastingplichtigen die enkel vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek verrichten en (3) schippers die niet meer dan vijf boten exploiteren en geen periodieke aangiften indienen.

Wie moet worden gemeld?

Afnemers die belastingplichtig zijn en een btw-identificatienummer hebben en aan wie tijdens het vorige jaar een goed of dienst werd geleverd, moeten op de listing worden vermeld.

Enkele afnemers moeten niet op de lijst worden vermeld (zelfs als er tijdens het vorige jaar leveringen of diensten voor werden verricht). Het gaat om (1) afnemers die zelf enkel vrijgestelde handelingen verrichtingen waarvoor ze geen recht op aftrek hebben; (2) in het buitenland gevestigde belastingplichtigen die in België niet geïdentificeerd zijn voor de btw; (3) niet-belastingplichtige afnemers (particulieren die eindverbruiker zijn) en (4) belastingplichtige afnemers aan wie voor niet meer dan 250 EUR werd geleverd.

Wat moet worden gemeld?

De leveringen en diensten die aan de btw onderworpen zijn, moeten worden gemeld. Met andere woorden: het bedrag van de verkopen en de andere uitgaande handelingen, waarvoor een factuur werd uitgereikt of een stuk werd ontvangen. Ook handelingen die onder een bijzondere regeling vallen, moeten op de lijst worden opgenomen. Handelingen die vallen onder: de regeling voor tabaksfabrikaten; de regeling voor kranten en dagbladen; de forfaitaire regeling voor landbouwondernemers; de regeling van verlegging van heffing naar de medecontractant.

Een hele reeks handelingen moet evenwel niet worden vermeld, het betreft o.a.:

leveringen van water, gas, elektriciteit;

diensten van telecombedrijven;

levering van door de wet voorgeschreven administratieve stukken door instellingen zonder winstoogmerk;

leveringen van kranten en tijdschriften op abonnement;

personenvervoer;

diensten van reisbureaus;

verhuur van brandkasten,

...

Praktisch

De opgave moet (1) het btw-identificatienummer van de afnemer, (2) het totaal bedrag (exclusief btw) van de geleverde goederen/verstrekte diensten en (3) het totaal van de aangerekende btw vermelden.

De opgave moet worden ingediend voor 31 maart van het kalenderjaar na het jaar waarin de handelingen zijn verricht. Sinds 2009 moet de aangifte elektronisch gebeuren via INTERVAT. De belastingplichtige die de opgave onmogelijk via elektronische weg kan doen, mag de klantenlisting nog op  papier indienen. Landbouwers en vrijgestelde kleine ondernemingen hebben de keuze tussen elektronisch en papier.

Een belastingplichtige moet eveneens een opgave indienen als...

hij de hoedanigheid van belastingplichtige verliest (binnen de drie maanden);

als hij voortaan enkel nog handelingen zal stellen die van btw zijn vrijgesteld en geen recht op aftrek geven (binnen drie maanden na de wijziging).