Self-billing: de klant stelt zelf een factuur op

Bij self-billing stelt niet de leverancier of dienstverrichter, maar de klant zelf de factuur op. Het is bovendien de klant die de btw moet voldoen. December vorig jaar heeft de administratie een nieuwe circulaire gepubliceerd om het systeem verder toe te lichten. We geven de belangrijkste punten weer.

Wat is self-billing?

Bij self-billing wordt de factuur opgesteld door de medecontractant (de koper of ontvanger van de dienst) en niet door de leverancier of dienstverrichter, die normaal gezien de factuur moet opstellen. Daarom wordt het systeem ook 'factuur uitgereikt door afnemer' genoemd. Het is daardoor ook de klant die de btw zelf rechtstreeks aan de Schatkist zal storten.

Self-billing kan enkel worden toegepast als de afnemer zelf ook een btw-plichtige is. Een particulier kan dus niet aan self-billing doen, tenzij in het uitzonderlijke geval waar hij zelf de btw moet voldoen, bv. bij de intracommunautaire verwerving (dus vanuit een andere lidstaat) van een nieuw vervoermiddel.

Voorwaarde (1): De partijen moeten op voorhand akkoord gaan het systeem van self-billing toe te passen

De partijen moeten voorafgaandelijk overeenkomen dat de medecontractant de facturen zal uitreiken in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter. Ze spreken daarbij ook zelf de modaliteiten af. Het akkoord is verder niet aan formaliteiten onderworpen: (a) het moet niet ter goedkeuring en zelfs niet ter info aan de administratie worden voorgelegd, (b) de partijen mogen de vorm zelf kiezen en hoeven dus niet noodzakelijk een schriftelijk akkoord te sluiten. Anderzijds mag u niet uit het oog verliezen dat elk van beide partijen, op vraag van de administratie, het bestaan van het voorafgaand akkoord moet kunnen bewijzen. Het bewijs van een mondeling akkoord is uiteraard moeilijker dan het bestaan van een schriftelijk akkoord aantonen. Alleen al daarom is het aangewezen toch een schriftelijk akkoord te sluiten. Als de partijen (ieder afzonderlijk) het bewijs niet kunnen leveren, zijn de gevolgen immers onaangenaam: (a) de afnemer mag de door hem betaalde btw niet aftrekken en de (b) leverancier wordt geacht de facturatieverplichting niet nageleefd te hebben.

Pas na het onderling akkoord, mag de afnemer de eerste factuur uitreiken. Bij het sluiten van het akkoord kunnen de partijen zelf kiezen vanaf wanneer ze het systeem zullen toepassen. Dit moment mag evenwel nooit voor de datum van het akkoord liggen. Als de partijen hierover niets uitdrukkelijk afspreken, treedt het akkoord in werking vanaf de eerstvolgende handeling.

Voorwaarde (2): De leverancier of dienstverrichter moet iedere afrekening binnen een vastgestelde termijn expliciet aanvaarden

De leverancier moet iedere afrekening van zijn klant 'aanvaarden'. Hoe dat moet gebeuren, mogen de partijen eveneens zelf afspreken. De leverancier kan de factuur dus zowel uitdrukkelijk (bv. via een aanvaardingsdocument, door een vermelding aan te brengen op de factuur) als stilzwijgend (bv. door niet te reageren binnen de afgesproken termijn, door de factuur in te schrijven in de boekhouding) aanvaarden.

Als de leverancier/dienstverrichter niet akkoord gaat met de volledige inhoud van de factuur, moet er een verbeterend stuk worden opgemaakt.

Wat de administratie moet weten

Het voorafgaand akkoord moet u niet aan de administratie meedelen. Toch moet de administratie wel van een aantal zaken op de hoogte zijn, daarom moet (a) de afnemer zijn btw-controlekantoor op de hoogte stellen van zijn keuze om het systeem toe te passen en moet (b) de leverancier de identiteit van al zijn afnemers die voor het systeem gekozen hebben doorgeven aan zijn btw-controlekantoor.