De administratie doet een controle en neemt mee: het meeneemrecht van de belastingcontroleur in zeven regels
Als u een controleur over de vloer krijgt, mag die alle boeken inzien. Daarnaast willen sommige controleurs die boeken en bescheiden ook meenemen naar hun katoor. Ze hebben daartoe het recht, maar niet onbeperkt. Een recente circulaire zet de regels uiteen. Wij lichten ze in zeven punten toe.
1. Inkomstenbelastingen: de fiscus mag alle stukken meenemen die nodig zijn om het belastbaar inkomen te bepalen
Een controleur mag alle stukken (boeken en bescheiden) meenemen, die nodig zijn om het belastbaar inkomen te bepalen. De belastingplichtige mag daarbij evenwel niet gehinderd worden in het uitoefenen van zijn werkzaamheden. Daarom mogen boeken die nog niet afgesloten zijn, niet meegenomen worden. De ambtenaar mag ze natuurlijk wel ter plaatse (lees: bij de belastingplichtige) controleren.
2. Btw: meeneemrecht slaat op alle boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid
Btw-controleurs hadden dit recht al langer (in de inkomstenbelastingen mag het pas sinds begin 2014). Het meeneemrecht slaat op alle boeken en stukken die betrekking hebben op de economische activiteit van de gecontroleerde belastingplichtige. Denk daarbij in de eerste plaats aan inkomende en uitgaande facturen.
3. Kopieën maken van stukken die in elektronisch formaat worden bewaard
Van de stukken die in eender welk elektronisch formaat worden bijgehouden, mag de ambtenaar een kopie vragen.
4. Privégoederen mag de controleur niet meenemen
Zoals hierboven vermeld mag de ambtenaar alle stukken die nodig zijn om het belastbaar inkomen te bepalen, meenemen. Dat kan uiteraard enkel slaan op professionele documenten en stukken. Het inkijken van goederen met een privékarakter (bv. aktetas, handtas), valt niet onder de controlebevoegdheid van de fiscus. Zelfs als er stukken zouden inzitten die wel onder het meeneemrecht vallen, mag de ambtenaar dat niet nagaan. Vermits hij er zelfs niet in mag kijken, mag hij deze goederen zeker niet meenemen.
5. Het is aan de ambtenaar om te beslissen wat hij meeneemt
Het komt aan de controlerende ambtenaar zelf toe om te bepalen welke stukken hij wil meenemen. Dit is wat men noemt de discretionaire bevoegdheid van de ambtenaar. Dit betekent dat ze geen bijzondere motivatie moeten geven waarom ze bepaalde stukken willen meenemen. Natuurlijk gelden er ook beperkingen:
de controleur mag niet willekeurig te werk gaan;
hij moet de hierboven genoemde regels respecteren;
hij mag de stukken niet zondermeer meenemen, maar moet aan de gecontroleerde vragen of die ze mee wil geven. De belastingplichtige kan dus weigeren;
hij moet een proces-verbaal opstellen, wanneer hij stukken meeneemt en de belastingplichtige daarvan een kopie bezorgen.
6. Meenemen van stukken moet de uitzondering blijven
De hoofdregel is: de nodige documenten bij de belastingplichtige (zetel van de vennootschap, plaats waar de activiteit wordt uitgeoefend) inkijken. De stukken meenemen om ze op het controlekantoor rustig te bekijken, is dan de uitzondering die de regel bevestigt.
7. De administratie moet de stukken tijdig teruggeven
De administratie mag de stukken bijhouden tijdens de normale duur van het onderzoek. Wat precies een normale duur is, is evenwel niet duidelijk. Na die periode moeten de stukken aan de belastingplichtige worden terugbezorgd, bv. wanneer de fiscus de informatie uit de stukken heeft gebruikt om een bericht van wijziging op te stellen, waarbij de fiscus met andere woorden heeft besloten op basis van welke (niet-aangegeven) gegevens de belastingplichtige zal worden belast.