In 2016 alleen nog elektronische maaltijdcheques

Maakt u gebruik van maaltijdcheques? Papieren maaltijdcheques worden in de toekomst afgeschaft en volledig vervangen door de elektronische variant. Ook de keuzemogelijkheid verdwijnt. De overstap van papieren naar elektronische maaltijdcheques moet afgerond zijn op 1 januari 2016.

Meer dan 80% van de Belgische werkgevers maakt gebruik van de maaltijdcheque, een aanvulling voor de werknemer op zijn loon en een interessante vorm van alternatieve bezoldiging. De maaltijdcheque is beschikbaar voor bedrijven uit elke sector en van elke omvang. In 2011 werd de elektronische maaltijdcheque of e-maaltijdcheque ingevoerd om de administratieve lasten te verminderen. Maar de papieren variant bleef ook bestaan. Bij de invoering van het elektronische systeem werd voorzien in een evaluatie na drie jaar. En daaruit blijkt dat het gelijktijdig bestaan van de papieren en elektronische cheques heeft geleid tot een toename van de administratieve lasten. Meteen ook de reden waarom de papieren cheques nu worden afgeschaft.

Voordelen e-maaltijdcheque

De veralgemening van de elektronische maaltijdcheque biedt voor alle partijen voordelen.
Voor u als werkgever verdwijnt het risico op fouten of op verlies van cheques tijdens de verdeling omdat u geen bewerkingen en controles meer moet uitvoeren. Een aantal formaliteiten blijven wel bestaan. U moeten blijven berekenen welke werknemers recht hebben op maaltijdcheques, op hoeveel cheques ze recht hebben, en wat de waarde van de cheques is.
Voor uw werknemers is het elektronische systeem gemakkelijker en sneller. Elke werknemer ontvangt gratis een zogenaamde 'drager' (soort bankkaart, al dan niet met een pincode). Per werknemer wordt een maaltijdchequerekening opgemaakt bij het uitgiftebedrijf. De cheques zijn een jaar geldig. De cheques die bijna vervallen, worden het eerst gebruikt. Bij verlies of diefstal kan de drager gratis worden geblokkeerd. De kostprijs van de nieuwe drager bedraagt maximaal de waarde van één maaltijdcheque. Het saldo van de elektronische maaltijdcheques op het ogenblik van de melding van diefstal of verlies blijft behouden. Ook voor de werknemers is er dus minder risico op verlies of diefstal en er is een garantie tegen niet-bruikbare cheques ingebouwd.
Handelaars moeten de cheques niet meer tellen, er is minder risico op fouten en minder files aan de kassa's. Het is wel belangrijk dat er een 'voldoende aanvaardingsnetwerk' bestaat. Vooral kleine handelaars moeten hun inspanningen verderzetten.

Fiscale en sociale voordelen

Vanaf 1 januari 2016 moet een maaltijdcheque aan de volgende voorwaarden voldoen opdat hij niet als loon wordt beschouwd en bijgevolg is vrijgesteld van sociale bijdragen en van belasting:

de toekenning van de maaltijdcheque moet zijn vervat in een collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal vlak of op ondernemingsvlak;

het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer normale werkelijke arbeid verricht;

de maaltijdcheque wordt op naam van de werknemer afgeleverd op zijn individuele rekening;

de elektronische maaltijdcheque heeft een geldigheidsduur van twaalf maanden, te rekenen vanaf het ogenblik dat de maaltijdcheque op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst. Hij mag alleen worden gebruikt voor de betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding;

de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque mag ten hoogste 5,91 euro per maaltijdcheque bedragen; de persoonlijke bijdrage van de werknemer bedraagt ten minste 1,09 euro;

het aantal elektronische maaltijdcheques en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer, worden vermeld op de loonfiche;

de werknemer kan het saldo en de geldigheidsduur nagaan;

de maaltijdcheque worden verdeeld door een erkende uitgever.

Vanaf oktober 2015 ...

De afschaffing van de papieren maaltijdcheques is nog niet voor dit jaar. Op 1 januari 2016 wordt definitief overgestapt naar het systeem van de elektronische maaltijdcheques.
De laatste papieren maaltijdcheques moeten betrekking hebben op prestaties van september 2015. Maaltijdcheques op papier kan u dus maar aan uw werknemers overhandigen tot 30 september 2015. Alle papieren maaltijdcheques die worden uitgegeven in 2015 zijn maar geldig tot 31 december 2015. Dit is een afwijking van de principiële geldigheidsduur van twaalf maanden voor de papieren cheques uitgegeven in 2015.
Neem in elk geval tijdig contact op met uw leverancier om praktische afspraken te maken. De tijd gaat snel, gebruik hem wel.