Afsluitingsdatum boekjaar: vaste datum of vaste dag?

In België is het gebruikelijk om het boekjaar af te sluiten op een vaste datum. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen laat bij gebrek aan expliciete regelgeving de start en het einde van het boekjaar ook op een vaste dag van een bepaalde maand toe. Omdat het gebruik van een variabele datum afwijkt van het voornaamste gebruik in België, moet deze toepassing minstens aan enkele voorwaarden voldoen.

De regel: vaste afsluitdatum

In België kiezen vele bedrijven om het boekjaar af te sluiten op een vaste datum, bijvoorbeeld 31 december zodat hun boekjaar samenvalt met een kalenderjaar. Dit is makkelijk om een aantal jaarlijkse verplichtingen na te komen, zoals de btw-listing of de opmaak van fiscale fiches die op kalenderjaarbasis moeten worden opgesteld.

Uitzondering: variabele datum ...

Vennootschappen mogen in hun statuten voorzien dat hun boekjaar niet eindigt op een vaste datum (bv. 5 februari), maar op een dag van een bepaalde week van een bepaalde maand (bv. de eerste zaterdag van de maand februari).
Een gebroken boekjaar of boekjaar te paard kan handig zijn voor bedrijven met een seizoenspatroon in de omzet (bv. tuinbouw) en voor Belgische vennootschappen die een dochteronderneming zijn van een buitenlandse vennootschap. Het dochterbedrijf binnen een internationale groep volgt qua afsluitdatum dan de moedermaatschappij.

... mits voorwaarden

Omdat de methode om een variabele afsluitingsdatum te bepalen, afwijkt van het voornaamste gebruik in België en om misbruiken te voorkomen, moeten volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen wel minstens volgende voorwaarden worden vervuld:

de vennootschap kan specifieke redenen aanvoeren om deze methode toe te passen;

de datum van afsluiting (en opening) moet worden vastgelegd volgens een vooraf in de statuten bepaalde methode die objectief is en niet kan worden gemanipuleerd;

de gebruikte methode kan er slechts toe leiden dat de duur van het boekjaar maximaal één week verschilt;

de vergelijkbaarheid tussen de jaarcijfers mag niet in het gedrang worden gebracht. Desgevallend moeten de cijfers van het vorige boekjaar in de jaarrekening worden aangepast of moeten de verklarende gegevens in de toelichting bij de jaarrekening worden opgenomen om de vergelijking wel mogelijk te maken.

Technische problemen?

Let wel op, want bij het gebruik van deze methode kunnen technische problemen ontstaan bij het vervullen van administratieve formaliteiten. In het inschrijvingsformulier bij de Kruispuntbank van Ondernemingen wordt immers wel gevraagd naar een vaste afsluitingsdatum ...