De oproepingsformaliteiten voor de algemene vergadering

Mei en juni zijn traditioneel de maanden dat de jaarvergadering wordt georganiseerd. De bijeenroeping van een algemene vergadering is onderworpen aan de regels van het Wetboek van Vennootschappen. De oproeping verschilt naargelang de rechtsvorm van uw vennootschap en de aard van de uitgegeven effecten. De algemene vergadering kan uitzonderlijk aan die oproepingsformaliteiten verzaken en dus vergaderen zonder formele oproeping. Enkele aandachtspunten.

Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt de oproepingsformaliteiten voor de algemene vergadering der aandeelhouders/vennoten. Wanneer de statuten van uw vennootschap strengere regels voorzien dan de wet, primeren de statuten.

Wie oproepen?

De algemene vergadering van een NV, Comm. VA of BVBA wordt in principe samengeroepen door de raad van bestuur of door de zaakvoerders. Zij moeten alle eigenaars van aandelen, van certificaten die met de medewerking van de vennootschap werden uitgegeven, van obligaties of warrants oproepen. Ook de eigenaars van aandelen zonder stemrecht of opgeschort stemrecht worden opgeroepen want ze hebben het recht om de algemene vergadering bij te wonen.

Hoe oproepen?

De afschaffing van de aandelen aan toonder heeft een impact op de oproepingsformaliteiten die u moet naleven. De overgangsperiode om aandelen aan toonder om te zetten in aandelen op naam of in gedematerialiseerde effecten is afgelopen. Sinds 1 januari 2014 kunnen geen aandelen aan toonder meer worden aangehouden. De oproepingsformaliteiten voor aandelen aan toonder zijn dan ook niet langer van toepassing. Als er geen afzonderlijke maatregelen voor gedematerialiseerde effecten (in een NV en Comm. VA) zijn voorzien, zijn de algemene oproepingsregels van toepassing.

Voor alle aandelen, obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de vennootschap werden uitgegeven, op naam, volstaat een uitnodiging via een ter post aangetekende brief. Een oproeping via een ander communicatiemiddel (bv. fax, e-mail, sms, bekendmaking via internet, enz.) kan ook als de bestemmelingen hiermee individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd. Maar van zodra alle of een deel van de effecten gedematerialiseerd zijn, volstaat de oproeping per aangetekende brief niet (zie verder).
Met uitzondering voor de vennootschappen waarvan de aandelen zijn toegelaten op een gereglementeerde markt, moet de oproeping van de algemene vergadering niet langer gebeuren via de pers.

De algemene vergadering (dus ook de jaarvergadering) kan ook zonder formaliteiten worden bijeengeroepen. Dit kan op voorwaarde dat alle aandeelhouders/vennoten aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zij geen bezwaar maken over het ontbreken van een formele bijeenroeping en zij akkoord gaan met de voorgelegde agenda. Een vermelding in de notulen is vereist. Uiteraard werkt dit alleen als uw vennootschap een beperkt aantal aandeelhouders/vennoten heeft.

Wanneer oproepen?

De jaarvergadering moet binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar bijeenkomen. Een algemene vergadering van een NV, Comm. VA en BVBA op vraag van één vijfde van het kapitaal, moet binnen de drie weken na dit verzoek worden bijeengeroepen.

De oproeping wordt vijftien kalenderdagen vóór de algemene vergadering verzonden.
Wanneer er gedematerialiseerde aandelen of obligaties bestaan, gebeuren de oproepingen tot een algemene vergadering door een aankondiging ten minste vijftien dagen voor de vergadering in het Belgisch Staatsblad; en vijftien dagen voor de vergadering in een nationaal verspreid blad. De aankondiging via de pers is niet vereist voor jaarvergaderingen die doorgaan in de gemeente, op de plaats, de dag en het uur vermeld in de oprichtingsakte en met een beperkte agenda (d.i. behandeling van de jaarrekening).

Voor genoteerde vennootschappen - die in dit artikel niet aan bod komen - geldt een afwijkende regeling (de termijn bedraagt minstens 30 dagen).

Wat oproepen?

In grote lijnen moet de oproeping tot de algemene vergadering in uw niet-genoteerde vennootschap de volgende inhoud bevatten:

de naam van uw vennootschap;

de aanwijzing van haar rechtsvorm, voluit of afgekort;

de aanduiding van de zetel;

het ondernemingsnummer;

het woord "rechtspersonenregister" of de afkorting "RPR" gevolg door de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen uw vennootschap haar zetel heeft;
in voorkomend geval of uw vennootschap in vereffening is;

de plaats, de datum en het uur. Voor de jaarvergadering staan die inlichtingen in de statuten, maar dit is niet zo voor de bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen. Bij gebrek aan nadere gegevens gaat de algemene vergadering door op de zetel van de vennootschap. Tenzij anders is bepaald in de statuten, is dit op een werkdag, een zondag of een feestdag, buiten of tijdens de normale werkuren;

de agenda. De algemene vergadering kan alleen over de punten in de agenda rechtsgeldig beraadslagen. Op de agenda van de jaarvergadering moeten minstens de volgende punten staan: de overlegging van het jaarverslag of van het verslag van het bestuursorgaan; de overlegging van het verslag van de eventuele commissaris(sen); de behandeling en de goedkeuring van de jaarrekening; en de kwijting, verleend aan de zaakvoerders of bestuurders en commissaris(sen). Andere punten kunnen op de agenda worden geplaatst (bv. de benoeming en de verlenging van het mandaat van de bestuurders en commissarissen of de afzetting van een bestuurder);

de te vervullen formaliteiten voor de toegang tot de algemene vergadering.

Aandeelhouders kunnen ook eenparig en schriftelijk besluiten, behalve die besluiten die bij authentieke akte moeten worden verleden. Die schriftelijke algemene vergadering is uiteraard gericht tot vennootschappen met een beperkt aantal aandeelhouders. Omdat een jaarvergadering geen besluiten inhoudt die een authentieke akte vereisen, kunnen de beslissingen in deze vergadering bijgevolg schriftelijk worden genomen.
 
Tot slot. De algemene vergadering die niet conform de voorwaarden van het
Wetboek van Vennootschappen is samengeroepen, kan aanleiding geven tot de nietigheid van de algemene vergadering. Weet waaraan u begint.