De gevolgen van het niet-neerleggen van de jaarrekening

Elk bedrijf dat aan bepaalde criteria voldoet, moet een jaarrekening neerleggen. Bestaande vennootschappen die geen jaarrekening neerleggen, verkeren in de anonimiteit en daar is plaats voor allerhande bedenkelijke praktijken. Een laattijdige of niet-neerlegging wordt dan ook aangepakt met strafrechtelijke, fiscale en gerechtelijke sancties. Die sancties hebben belangrijke gevolgen voor de betrokken onderneming.

Waarde van de jaarrekening: analyse van de financiële gezondheid

Een jaarrekening is het financiële verslag van de onderneming op het einde van het boekjaar. De jaarrekening bevat vier onderdelen: de balans (met de activa/bezittingen en de passiva/schulden); de resultatenrekening (een overzicht van de inkomsten en de uitgaven gedurende het boekjaar); de toelichting en de sociale balans (met informatie over de het personeelbestand en de opleidingen).

U moet de jaarrekening neerleggen binnen de zeven maanden na afsluiting van het boekjaar waarop de rekeningen betrekking hebben, en binnen de 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering.
Ook als uw onderneming inactief of in vereffening is, bent u verplicht een jaarrekening neer te leggen. Zolang de vereffening niet is afgesloten en in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd, wordt uw onderneming juridisch nog als bestaande beschouwd.

Burgerrechtelijke/strafrechtelijke sancties

Bestuurders van vennootschappen zijn in beginsel niet aansprakelijk ten opzichte van derden voor hun gewone bestuursfouten. Maar zij zijn wel hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van een overtreding van het Wetboek van Vennootschappen of van de statuten van de vennootschap en in het bijzonder de niet-naleving van de opstelling en de neerlegging van de jaarrekening. Hun straf bestaat uit een geldboete en/of gevangenisstraf. Bovendien wordt de bewijslast in dat geval omgekeerd. De bestuurders moeten het tegenbewijs leveren en aantonen dat de schade niet voortvloeit uit het niet-neerleggen van de jaarrekening binnen de voorgeschreven termijn.

Tarieftoeslag of verhoogde neerleggingskosten

Als u uw balansen te laat neerlegt, worden tarieftoeslagen (lees extra kosten bovenop de neerleggingskost!) aangerekend:

400 euro, wanneer de (geconsolideerde) jaarrekening wordt neergelegd in de negende maand na de afsluiting van het boekjaar;

600 euro, wanneer de (geconsolideerde) jaarrekening wordt neergelegd vanaf de tiende maand en tot de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar;

1.200 euro, wanneer deze stukken worden neergelegd vanaf de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar.

Kleine vennootschappen die hun jaarrekening volgens het verkort schema openbaar maken, betalen respectievelijk 120, 180 en 360 euro.
De Nationale Bank van België int deze bijdragen samen met de kosten voor de openbaarmaking van de (geconsolideerde) jaarrekening en stort ze door aan de FOD Financiën.
Als uw boekjaar afsluit op 31 december, moet uw jaarrekening worden neergelegd vóór 31 juli. Vanaf 1 september wordt er een verhoogd tarief aangerekend, dat vanaf 1 oktober wordt verhoogd en nogmaals vanaf 1 januari.

Een vennootschap die haar jaarrekening niet tijdig heeft neergelegd door overmacht, kan de terugbetaling van de tarieftoeslag vragen. Een reden van overmacht is een onvoorziene gebeurtenis (een plots, zeldzaam of abnormaal voorval), waaraan u niet kunt ontkomen en die buiten uw wil plaatsvindt. De aanvraag tot terugbetaling moet binnen een termijn van 18 maanden na de afsluitingsdatum van de jaarrekening worden ingediend. Voor het bewijs van de overmacht kunnen alle rechtsmiddelen worden ingeroepen.

Fiscale boetes

Per maand vertraging in geval van niet-neerlegging van de jaarrekening kan ook een administratieve geldboete van 25 tot 250 euro worden opgelegd. Enkel de administratie van Registratie en Domeinen van de FOD Financiën kan deze fiscale sanctie toepassen.

Gerechtelijke ontbinding

Op vraag van iedere belanghebbende of van het openbaar ministerie kan de rechtbank de ontbinding uitspreken van een vennootschap die gedurende drie opeenvolgende boekjaren geen jaarrekening heeft neergelegd, tenzij een regularisatie van de toestand mogelijk is en plaatsvindt vóór uitspraak wordt gedaan over de grond van de zaak. Het Wetboek van Vennootschappen geeft geen omschrijving van het begrip "belanghebbende". Als de administratie een rechtsvordering wil instellen, zal ook zij een rechtstreeks belang moeten aantonen zoals een materieel of een moreel voordeel.

De vordering tot ontbinding kan maar ten vroegste worden ingesteld zeven maanden na de afsluiting van het derde boekjaar.
Deze vennootschappen krijgen wel de kans om tijdens de procedure hun situatie alsnog te regulariseren door de neerleggingskosten te betalen en de ontbrekende jaarrekeningen neer te leggen.

Schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen

Sinds 1 juli 2013 schrapt de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) zonder aanrekening van de kosten slapende vennootschappen als zij gedurende drie boekjaren geen jaarrekening neerlegden bij de Balanscentrale van de NBB. Zodra de niet-neergelegde jaarrekeningen bij de NBB worden neergelegd, zal de beheersdienst van de KBO de doorhaling intrekken. Op initiatief van de beheersdienst van de KBO zal zowel de doorhaling als de intrekking van de doorhaling gratis in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd.