Verdaging van de algemene vergadering: uitstel is geen afstel
Het is weer de tijd van de jaarvergaderingen. Om te voorkomen dat de jaarrekening door een toevallige meerderheid wordt verworpen of gewijzigd, verleent de wetgever aan het bestuursorgaan het recht om de algemene vergadering drie weken uit te stellen.
Het is niet ondenkbaar dat door onenigheid tussen de aandeelhouders/vennoten of door afwezigheid van veel aandeelhouders/vennoten, uw jaarrekening niet goedgekeurd zal worden op de jaarlijkse algemene vergadering. Het bestuursorgaan van een niet-genoteerde vennootschap heeft dan het recht om tijdens de zitting van de jaarvergadering (m.a.w. nadat de vergadering is samengesteld), de beslissing met betrekking tot de goedkeuring van de jaarrekening drie weken uit te stellen. Voor een genoteerde NV (en Comm. VA) bedraagt die uitsteltermijn vijf weken.
Het recht om, tijdens de zitting, de vergadering uit te stellen, behoort toe aan de raad van bestuur, die daarover collegiaal beraadslaagt. In de BVBA en de CVBA kunnen de zaakvoerders respectievelijk bestuurders daarentegen hierover individueel beslissen.
Eenmaal is beslist van het verdagingsrecht gebruik te maken, is de voorzitter van de algemene vergadering verplicht aan deze beslissing het gepaste gevolg te geven.
Toepassingsgebied: de jaarvergaderingen
Dit verdagingsrecht kan enkel worden aangewend op de algemene vergadering waaraan de jaarrekening ter goedkeuring wordt voorgelegd (de jaarvergaderingen). De bestuurders of zaakvoerders die op de jaarvergadering aanwezig zijn, vragen aan de voorzitter de vergadering te onderbreken. Die beslissing moet niet gemotiveerd zijn. Het bestuursorgaan moet het verdagingsrecht wel in het belang van de vennootschap uitoefenen, en dus niet in exclusief eigen belang. De voorzitter verklaart dan dat de zitting wordt uitgesteld.
Gevolgen van de verdaging
Door de uitoefening van het verdagingsrecht, vervallen niet alleen de agendapunten over de goedkeuring van de jaarrekening maar ook alle punten die hiermee samenhangen zoals de kwijting aan het bestuursorgaan en de commissaris. Alle andere genomen besluiten blijven geldig tenzij de algemene vergadering hier anders over beslist.
De volgende vergadering moet drie weken na de eerste vergadering plaatsvinden. Als de vergadering daar unaniem mee instemt, is ook een kortere termijn mogelijk.
Er moeten nieuwe oproepingen gebeuren en de agenda moet minstens de punten bevatten van de vergadering die werd verdaagd. De reeds neergelegde aandelen en de volmachten blijven geldig voor de nieuwe algemene vergadering. Voor de volmachten geldt dit enkel voor zover geen nieuwe agendapunten zijn toegevoegd, tenzij de volmacht voldoende ruim is.
De tweede algemene vergadering kan niet opnieuw worden verdaagd. Deze vergadering heeft het recht om de jaarrekening definitief vast te stellen. Bij een staking van stemming op die tweede vergadering wordt de jaarrekening niet goedgekeurd.
Het verdagen van de algemene vergadering schorst ook niet de zeven maanden termijn (de jaarrekening moet immers binnen de zeven maanden na afsluiting van het boekjaar worden neergelegd en binnen de 30 dagen na goedkeuring door de algemene vergadering). Gelet op haar aansprakelijkheid moet het bestuursorgaan erover waken dat door de verdaging de goedkeuring niet buiten de wettelijke termijnen gebeurt.
Verdaging is geen uitstel
Het wettelijke verdagingsrecht mag niet worden verward met het recht van het bestuur (ook de vereffenaar) en de commissaris om een reeds bijeengeroepen algemene vergadering uit te stellen (schorsen). Dit recht kan enkel worden uitgeoefend vóór de algemene vergadering van start is gegaan en geldt nagenoeg voor elke algemene vergadering (buitengewone en bijzondere vergadering).
De algemene vergadering die beslist haar bijeenkomst uit te stellen, moet een nieuwe datum vaststellen of de bestuurders/zaakvoerders de opdracht geven binnen een bepaalde periode en redelijke termijn de nodige oproepingen te doen.