Het nut van de notulen van de algemene vergadering
Vennootschappen die hun boekjaar afsluiten per 31 december van elk jaar hebben de jaarlijkse algemene vergadering nu bovenaan hun agenda staan. De notulen zijn het verslag dat van elke zitting van de algemene vergadering wordt opgemaakt. Voor een bestuurder of zaakvoerder kan het interessant zijn bepaalde stellingnamen in de notulen te laten opnemen.
Waarom notulen opstellen?
Een algemene vergadering voorbereiden, organiseren, bijwonen en afsluiten volgens de wettelijke vereisten, is geen sinecure. De notulen zijn alvast een middel om een bewijs te hebben van wat er zich op de algemene vergadering heeft afgespeeld en wat er werd beslist.
Volgens de wet moet de eenhoofdige besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid een register van de beslissingen bijhouden op de zetel van de vennootschap, en dus niet een register van de notulen van de algemene vergadering. Het ontbreken van zo'n register zal de geldigheid van de beslissingen van de enige vennoot niet aantasten omdat de verplichting van het bijhouden van een register der beslissingen niet op straffe van nietigheid is voorgeschreven. De vennoot kan zijn beslissingen op een andere manier bewijzen. Nochtans zal het register van de beslissingen voor de enige vennoot het bewijsmiddel bij uitstek zijn.
Voor een bestuurder of zaakvoerder kan het interessant zijn bepaalde stellingnamen te laten notuleren. Bijvoorbeeld wanneer andere bestuurders of zaakvoerders een inbreuk op de statuten of het Wetboek van Vennootschappen hebben gepleegd. Wie die inbreuk laat notuleren, heeft later alvast één bewijselement om niet aansprakelijk te worden gesteld.
De rechter kan besluiten dat de organen van de vennootschap niet hebben gefunctioneerd, als de notulen van de vergaderingen van de vennootschap ontbreken zodat bijvoorbeeld de persoon achter de vennootschap in feite persoonlijk heeft gehandeld en mee failliet wordt verklaard.
Het niet-notuleren van een bepaald besluit brengt niet automatisch de nietigheid van besluiten met zich mee, maar kan wel tot bewijsmoeilijkheden leiden.
Wie moet de notulen opstellen?
De notulen moeten worden opgemaakt vóór de sluiting van de algemene vergadering, m.a.w. tijdens de zitting.
Voor een buitengewone algemene vergadering (voor statutenwijzigingen) die voor een notaris wordt gehouden, worden de notulen door hem in een notariële akte opgetekend. Een gewone algemene vergadering (jaarvergadering) en een bijzondere algemene vergadering vereist geen aanwezigheid van een notaris. De notulen worden dan door het bureau of meer bepaald door de secretaris van de vergadering opgemaakt. Ze worden ingeschreven of ingeplakt in het verslagboek en ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders/vennoten die erom verzoeken.
Wat is de inhoud van de notulen?
De notulen vermelden meestal de naam van de vennootschap; datum, tijdstip en plaats van de vergadering; aanstelling van het bureau; de vaststelling van de regelmatige samenstelling; het onderzoek, goedkeuring of verwerping van de jaarrekening, enz.
Staat op de agenda van uw algemene vergadering het ontslag of de benoeming van de bestuurder(s) of de commissaris, dan moet een kopie van de 'akte van de benoeming' openbaar worden gemaakt. Concreet betekent dit dat u een kopie moet toevoegen van de notulen van die algemene vergadering. Via de openbaarmakingsformaliteiten worden derden over de werkings- en vertegenwoordigingsregels van de vennootschap geïnformeerd. Worden die formaliteiten niet nageleefd, dan moeten derden met de niet-gepubliceerde gegevens geen rekening houden. Tip: neem geen vertrouwelijke of bedrijfsgevoelige informatie op in de notulen. De notulen komen in het vennootschapsdossier terecht en kunnen door derden op de griffie worden ingekeken.
Bij de notulen worden doorgaans ook de aanwezigheidslijst, de oproepingen (of aankondigingen), de gebruikte volmachten gevoegd.
Wie is door de notulen verbonden en wie kan ze inkijken?
De notulen zijn bindend voor:
de ondertekenaars ervan;
aandeelhouders/vennoten die de inhoud kennen maar die de notulen niet hebben ondertekend;
de vennootschap zelf;
de afwezige bestuurders/zaakvoerders en aandeelhouders/vennoten, en de aandeelhouders/vennoten die hebben tegengestemd (de meerderheid beslist);
derden, voor zover een uittreksel van de notulen is gepubliceerd.
De volgende personen kunnen de notulen inkijken :
de ondertekenaars en de aandeelhouders/vennoten;
de commissaris en de accountant;
de fiscus, als de inhoud noodzakelijk is om de inkomstenbelasting te bepalen.
Derden -zoals journalisten en banken- krijgen geen inzage van de notulen. Maar derden kunnen wel het vennootschapsdossier inzien op de griffie van de rechtbank van koophandel.