Wanneer zijn kostenvergoedingen vrij van sociale bijdragen?

Vergoedingen van “kosten eigen aan de werkgever” zijn in principe niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen als u rekening houdt met de plafonds die door de fiscus en de RSZ zijn bepaald. De RSZ aanvaardt voor verschillende kleine en moeilijk bewijsbare kosten een forfaitaire raming.

Kosten eigen aan de werkgever

Als uw werknemer bepaalde uitgaven moet verrichten tijdens de uitoefening van zijn beroep en u die beroepskosten aan uw werknemer terugbetaalt, zijn er op dit bedrag in principe geen RSZ-bijdragen verschuldigd. De RSZ beschouwt een kostenvergoeding niet als loon als:
1° het om een werkelijke kostenvergoeding gaat die geen verrijking van de werknemer inhoudt;
2° de terugbetaling van de vergoeding gebeurt op basis van de reële kosten of op basis van een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke waarde van de uitgaven; en
3° u verplicht bent om de kosten aan de werknemer terug te betalen.

De terugbetaling van de kostenvergoeding kan gebeuren op basis van de reële kosten of op basis van een forfait. De RSZ aanvaardt dat kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn op een forfaitaire wijze worden terugbetaald op voorwaarde dat u dit forfait kan verantwoorden. De echtheid van de kosten kan u aantonen met geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst.

Onkostentabel van de RSZ

De RSZ heeft een tabel samengesteld met verschillende posten waarvoor ze een forfaitaire raming aanvaardt. De meest recente tabel kan u raadplegen op de website van de RSZ bij de administratieve instructies (www.socialsecurity.be). De bedragen in deze tabel zijn maximumbedragen. Zijn de gemaakte kosten groter, dan mag u uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. Dit betekent dat u de realiteit van de kosten moet aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot een post. Voor éénzelfde type van kosten mag slechts 1 en niet beide systemen (reëel en forfaitair) worden gebruikt.

De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.
De forfaitaire kostenvergoedingen mogen ook geen kosten dekken die al op een andere wijze worden terugbetaald.
In geval van betwisting moet u uw systeem van kostenvergoeding en de echtheid van deze kosten aan de hand van bewijsstukken aantonen.
Let op. Bij een herkwalificatie tot loon riskeert men naast een bijdrageopslag en verwijlinteresten op jaarbasis, ook een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte.

In de praktijk

Verplaatsingskosten: het bedrag van het forfait voor kosten voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto of de fiets is gelijk aan 0,3412 euro per km (auto) en 0,22 euro per km (fiets). De forfaits omvatten “alle” kosten (onderhoud, verzekering, brandstof). De werkgever mag niet de eigenaar zijn van het voertuig of het voertuig financieren.

Baankosten: het bedrag van het forfait bij baankosten voor niet-sedentaire werknemers (d.w.z. verplichte verplaatsing tijdens de werkdag gedurende minimum vier opeenvolgende uren) bedraagt 10 euro per dag en een maaltijdvergoeding van 7 euro per dag. Dit forfait vereist dat de werknemers geen sanitaire of andere faciliteiten kunnen gebruiken en bijgevolg buitenshuis een maaltijd moeten nuttigen.

Verblijfskosten: als de werknemer niet naar huis kan omdat de werkplaats te ver is, is een bedrag van toepassing gelijk aan 35 euro per nacht voor avondmaal, logies en ontbijt. Voor buitenlandse dienstenreizen gelden verschillende bedragen afhankelijk van de duur van het verblijf (maximum of meer dan 30 kalenderdagen).

Thuiswerk: het forfait voor bureaukosten als werknemers een deel van hun werk thuis doen,
bedraagt 119,61 euro per maand. Dit bedrag dekt de kosten voor o.m. verwarming, elektriciteit en klein bureaugereedschap. Dit thuiswerk moet op structurele en regelmatige basis plaatsvinden en in een daarvoor ingerichte ruimte in hun woning.

Pc en internet: het aanvaardbaar forfait voor kosten bij de aankoop van een pc en voor een internetverbinding is gelijk aan 20 euro per maand voor een pc en 20 euro per maand voor internet. De werknemer gebruikt dan zijn eigen pc en/of internetverbinding voor professionele doeleinden en op regelmatige basis (d.w.z. 1 dag per week, één week elke maand, ...). De werkgever komt op geen andere manier tussen in die kosten (bv. door een deel van de aankoopprijs van de pc te betalen).

Autokosten: de forfaits voor kosten verbonden aan een auto bedragen 50 euro per maand (garage), 15 euro per maand (parking) en 15 euro per maand (carwash), als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.

Kledijkosten: de forfaits bedragen voor aankoop van werkkledij: 1,65 euro per dag; voor onderhoud van werkkledij: 1,65 euro per dag en voor kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage): 0,83 euro per dag.

En wat zegt de fiscus?

Een aantal bedragen komen terug bij de fiscus (bv. de kosten voor binnenlandse dienstreizen, de kosten voor het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer, kosten voor pc en internet). Voor andere onkostenvergoedingen (bv. bureaukosten) moet u een (in)formeel akkoord sluiten met de fiscus. Ze moeten ook op de fiscale fiches worden vermeld (vermijd een aanslag voor geheime commissielonen).