Nieuwe regels voor de witte kassa

Ondertussen is het systeem van de geregistreerde kassa al enige tijd in werking. Toch blijven er problemen opduiken: zo had de Raad van State problemen met de fameuze 10 %-drempel. Om aan hun kritiek tegemoet te komen, werd die vervangen door een andere drempel. Als de omzet uit maaltijden meer dan 25.000 EUR bedraagt, moet een horeca-inrichting het GKS toepassen.

Waarom nog eens nieuwe regels?

Volgens de oorspronkelijke regeling werden enkel horeca-uitbaters die 'regelmatig' maaltijden verstrekten, verplicht het GKS te gebruiken. Probleem was dat het begrip 'geregeld' op zich vaag is en dus moest worden gedefinieerd. Hiertoe voerde de fiscus de 10 %-drempel in: inrichtingen die meer dan 10 % van hun omzet uit het verstrekken van maaltijden halen, werden aan de verplichting onderworpen. Een klacht volgde bij de Raad van State, die deze regels vernietigde.

Nieuwe regel: een omzetdrempel van 25.000 EUR

De regels werden dus aangepast. Het woord 'regelmatig' werd geschrapt en een nieuwe drempel werd ingevoerd. Horeca-uitbaters die een jaaromzet uit het verstrekken van maaltijden halen die lager is dan 25.000 EUR (exclusief btw) moeten de fameuze witte kassa niet toepassen, de anderen wel.

Berekening omzetdrempel

Om te oordelen of de GKS moet worden toegepast, wordt er gekeken naar de omzet behaald tijdens een bepaalde referentieperiode, die verschilt naar gelang het moment waarop de horeca-uitbater met zijn activiteit is begonnen:

activiteit gestart voor 2015: referentieperiode is 2015;

activiteit gestart in de eerste helft van 2015 (tussen 1 januari 2015 en 30  juni 2015): referentieperiode van 1 juli 2015 tot 30 juni 2016;

activiteit gestart na 30 juni 2015 maar voor 1 juli 2016: de activiteitsperiode is dan op 1 juli 2016 korter dan twaalf maanden (de zaak bestaat minder dan een jaar) - de referentieperiode bedraagt het aantal maanden dat de zaak bestaat en het drempelbedrag wordt geprorateerd. Wie zijn zaak gestart heeft op 19 november 2015, heeft een referentieperiode van zeven maanden (van december 2015 tot juni 2016) en de drempel bedraagt dan 7/12 van 25.000 EUR of 14.583 EUR. Hij moet dus nagaan of zijn omzet die geprorateerde drempel overschrijdt;

activiteit gestart na 1 juli 2016: wie zijn activiteit pas na 1 juli start heeft nog geen referentieperiode en moet dus zijn omzet ramen. Wie een omzet verwacht die de drempel niet overschrijdt moet  de kassa niet gebruiken, wie een hogere omzet verwacht wel.

Bij de berekening van de omzet die tijdens de referentieperiode werd gerealiseerd, moet enkel rekening worden gehouden met de omzet die behaald wordt uit de verkoop van maaltijden voor verbruik ter plaatse. Afhaalmaaltijden en diensten die bestaan in het verschaffen van dranken (ook voor dranken die bij de maaltijd geconsumeerd worden), moeten niet mee in rekening worden gebracht.
U start met een horeca-activiteit na 1 juli 2016 en verwacht de drempel te overschrijden: wat te doen?

Als u na 1 juli start met het aanbieden van restaurant- en cateringdiensten en u verwacht dat u de drempel zal overschrijden, moet u zich registeren voor een GKS. U heeft daarvoor tot het einde van de tweede maand na de maand van de start van de activiteit. Als u begint op 13 augustus heeft u dus tot eind oktober. Nog eens een maand later moet u het systeem dan ook effectief beginnen gebruiken: kastickets uitreiken moet dus vanaf 30 november.

Overgangsmaatregelen voor 'nieuwelingen'

Voor 'nieuwelingen' zijn er wel overgangsmaatregelen voorzien.

Voor wie volgens de oude regels (de 10 %-drempel) geen GKS moest gebruiken, maar volgens de nieuwe bepalingen (de 25.000 EUR-omzetdrempel) wel, is de timing als volgt:  registratie moest gebeuren tegen 1 juli 2016, aankoop van het GKS moet tegen 1 oktober 2016 en tegen uiterlijk 1 januari 2017 moet het GKS dan operationeel zijn.
Voor wie pas in de eerste helft van 2016 (tussen 1 januari 2016 en 30 juni 2016) is gestart en de pro rata temporis-drempel overschreden heeft, geldt een andere timing: voor 1 oktober 2016 moet hij zich registreren en tegen uiterlijk 31 oktober 2016 moet het GKS in gebruik zijn.

Eens over de drempel: GKS blijven toepassen

Eens u, als horeca-uitbater, de drempel heeft overschreden en het GKS moet toepassen, moet u dat blijven doen. Ook als u in een later jaar opnieuw onder de drempel zakt, moet u het systeem blijven toepassen.

U mag er natuurlijk wel mee stoppen als u uw horeca-activiteit stopzet. Ook als u eerst maaltijden en dranken verstrekt en volledig stopt met het leveren van maaltijden, maar wel dranken blijft verstrekken, mag u stoppen met een GKS te werken.

Toepassing per inrichting

Als u onder uw btw-nummer verschillende horeca-inrichtingen exploiteert, wordt de drempel per inrichting beoordeeld. De verplichting een GKS te gebruiken geldt met andere woorden per inrichting.

Uitzonderingen voor bepaalde inrichtingen  die geen GKS moeten gebruiken, zelfs niet bij overschrijden drempel

Deze belastingplichtigen moeten geen GKS hebben, zelfs niet als ze de drempel overschrijden:

belastingplichtigen die voor de maaltijden beroep doen op een derde die zelf een GKS gebruikt;

hoteliers, voor zover het verschaffen van spijzen en dranken vervat zit in de hoteldienst en inbegrepen is in de totale hotelrekening en niet apart wordt aangerekend;

bedrijfsrestaurants (als de onderneming zelf het verstrekken van restaurant- en cateringdiensten niet als activiteit heeft,  het bedrijfsrestaurant enkel toegankelijk is voor personeelsleden van de onderneming en verbonden ondernemingen en het slechts toegankelijk is tijdens de werkuren van de onderneming).