Thuiswerkvergoeding: RSZ en fiscus weer gelijk

Met een circulaire van 14 juli 2020 aanvaardt de fiscus nu ook een forfaitaire thuiswerkvergoeding van 129,48 euro. Daarmee hanteren RSZ en fiscus weer hetzelfde cijfer. Een ruling is niet meer nodig.

Sociale zekerheid

Elk kwartaal publiceert de RSZ-administratie een bijgewerkte versie van haar onderrichtingen aan de werkgevers. Een onderdeel daarvan zijn de forfaitaire vergoedingen die werkgevers aan het personeel mogen betalen zonder dat deze vergoedingen als loon beschouwd worden.

In de versie 2020/02 die op 1 april van kracht werd, lezen we dat een werkgever aan zijn werknemer een “bureauvergoeding” mag uitkeren van 129,48 euro per maand. Een stijging met zowat 2,50 euro tegenover de 126,94 euro van het voorgaande jaar. Deze bureauvergoeding is geen loon maar een vergoeding voor de kosten die werknemer maakt ten voordele van zijn werkgever. De vergoeding is bijgevolg vrij van RSZ-bijdragen.
De som dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ... die een werknemer heeft omdat hij thuis werkt.

Het gebruik van een eigen PC en het gebruik van het eigen internet vallen niet onder de bureauvergoeding: de werkgever mag voor die uitgaven nog eens telkens 20 euro per maand aan de werknemer betalen.
Voor andere kosten (eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, ...) mag de werkgever geen forfait toepassen: de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten.

Sociale zekerheid en COVID-19

De RSZ-administratie heeft eigenlijk geen bijzondere maatregelen genomen nadat - door toedoen van de pandemie en de lockdown - de regering besliste om thuiswerk te verplichten waar mogelijk. De enige bijkomende commentaar die werd gegeven, was dat de gebruikelijke richtlijnen ook mochten toegepast worden op personeel dat normaal op kantoor werkt maar door de coronacrisis uitzonderlijk ook van thuis moest beginnen werken.

Fiscus en COVID-19

In een eerste (snelle) reactie op het verplichte thuiswerk, publiceerde de Dienst voor Voorafgaande Beslissingen, kortweg rulingdienst, een standaard aanvraagformulier. Daarmee konden werkgevers een ruling aanvragen om hun personeel een thuiswerkvergoeding aan te bieden. De standaard vergoeding (we spreken over midden maart) was 126,94 euro per maand.

Midden juli publiceerde de belastingadministratie een circulaire die het aanvragen van een ruling verder overbodig maakt: parallel met de RSZ-administratie bepaalt de fiscus nu ook dat een werkgever een belastingvrije vergoeding mag uitkeren aan werknemers die regelmatig en structureel thuis werken.

Er is sprake van “regelmatig en structureel thuiswerk” als de werknemer minstens 5 werkdagen per maand effectief thuis werkt.

Bij rulings was het gebruikelijk dat de hoogte van de vergoeding gekoppeld was aan de functie van de werknemer. Dat gebeurt hier niet: er wordt maar één bedrag gebruikt. Andere vergoedingen of een differentiatie volgens de functie van de werknemer zijn nog mogelijk maar dan moet u nog wel via de rulingdienst gaan.

Vergeet niet dat u als werkgever dergelijke onkostenvergoedingen moet vermelden op de fiscale loonfiche van het personeelslid. Niet het bedrag moet vermeld worden maar wel het feit dat er een vergoeding gegeven wordt.

En dan is er nog het bedrag: Ook fiscaal geldt een maximum van 129,48 euro per maand. Dit bedrag moet niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Maar een kleine bijzonderheid is er wel: voor de fiscus geldt het nieuwe maximum van 129,48 euro per maand sinds 1 maart 2020. Voor RSZ is dat pas sinds 1 april 2020.
Wil u de thuiswerkvergoeding optrekken tot het nieuwe maximum, dan doet u dat best pas vanaf 1 april en niet vanaf 1 maart. De 2,50 euro zou u anders heel wat administratie kunnen kosten.