Info in UBO-register: kwaliteit moet omhoog

Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) werd in 2017 in de Belgische wetgeving ingevoerd. De wet trad in werking op 30 september 2019 en sinds 1 januari 2020 kan u ook effectief een boete oplopen als u niet de vereiste informatie opneemt in het register. Een recent koninklijk besluit moet ervoor zorgen dat de kwaliteit van die info verbetert.

Doel

Het doel van de wetgeving (door Europa opgelegd) is om na te gaan wie achter een vennootschap zit als die vennootschap een inbreuk pleegt op de antiwitwaswetgeving. De inbreuk zal immers naar alle waarschijnlijkheid die ultimate beneficiary of uiteindelijke genieter ten goede komen.
Hoewel de wet nog niet zo lang van toepassing is, en recent nog werd aangepast, moet er toch al wat bijgestuurd worden via een koninklijk besluit. Die laatste wijziging heeft vooral impact voor wat betreft de toegang tot het register.

Deelnemingspercentage op elk niveau van de structuur

Als u een cascade van vennootschappen heeft, dan moest u tot nog toe enkel het zogenaamde gewogen percentage registreren. Door het nieuwe koninklijke besluit moeten vanaf nu alle deelnemingspercentages van de UBO op elk niveau van de controle-of eigendomsstructuur, worden geregistreerd. De FAQ voorzag dit al.

Informatie die toereikend, accuraat en actueel is

Een al even belangrijke wijziging die hier nogal stoemelings wordt doorgevoerd, betreft de verplichting voor informatieplichtigen die een trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie zijn, om elk document te verstrekken dat aantoont dat de informatie opgenomen in het register toereikend, accuraat en actueel is. De motivatie is dat dit de doeltreffendheid zal garanderen van de toegang door de bevoegde autoriteiten tot de best mogelijke informatie over de uiteindelijke begunstigden.

Aanvankelijk was deze documentatieplicht ook al voorzien in de FAQ (de informatieplichtige moest onder meer zorgen voor een kopie van de identiteitskaart/paspoort van de UBO, de oprichtingsakte en statuten van de vennootschap en het aandeelhoudersregister) maar omwille van de administratieve overlast werd die verplichting niet weerhouden in het eerste uitvoeringsbesluit van 30 juli 2018. Het nieuwe uitvoeringsbesluit voert deze documentatieplicht nu dus toch in. Voor de informatie die al geregistreerd is, moet u dus nog de vereiste documenten toevoegen.

Verplichte inschrijving in de KBO

Het IT-systeem voor de registratie van een UBO eist dat de UBO een KBO-nummer heeft. Dat staat noch in de wet, noch in het eerste uitvoeringsbesluit. Daar wordt nu een mouw aan gepast.
U kan enkel registreren als u zich voorafgaandelijk inschrijft in de Kruispuntbank van Ondernemingen waar u dan een uniek identificatienummer toegekend zal krijgen.
In de praktijk zal dit vooral voor buitenlandse trusts en buitenlandse fiduciebeheerders enige aanpassing vergen.

Toegang tot het register

Er zijn niet alleen wijzigingen aan de kant van de input. Ook aan de kant van de output zijn er nieuwe regels.

In eerste instantie worden delen van de gegevens in het UBO-register van (i)vzw's en stichtingen, vrij toegankelijk voor iedereen. U moet dus geen legitiem belang meer aantonen. Het gaat om a) de leden van de raad van bestuur, b) de personen die gemachtigd zijn om de stichting of VZW te vertegenwoordigen, c) de personen belast met het dagelijks bestuur en d) de oprichter van de stichting. Voor toegang tot andere gegevens moet u wel nog steeds een legitiem belang kunnen aantonen.

Ten tweede, en hoewel in de praktijk al mogelijk, wordt nu ook wettelijk bepaald dat niet alleen de huidige geregistreerde informatie consulteerbaar zal zijn, maar ook de historiek van de registraties waaronder de identiteit van de persoon die de registratie uitvoerde.

De bijkomende verplichtingen traden in werking op 11 oktober 2020.