Pc of smartphone van de werkgever: houding fiscus tegenover accessoires

Als u materiaal aanbiedt aan uw medewerkers om te kunnen werken, dan zijn er twee mogelijkheden. Ofwel beschouwt de fiscus het als kosten eigen aan de werkgever (en dan is het niet belastbaar voor de werknemer), ofwel als voordeel van alle aard (en dan is het uiteraard wel belastbaar). Pc’s en smartphones vallen onder die laatste categorie. Maar wat met de accessoires ervan?

Kantoormateriaal

Begin 2021 publiceerde de belastingadministratie nog een uitgebreide circulaire over de terbeschikkingstelling van kantoormateriaal aan personeel voor thuiswerk. Heel wat werkgevers hadden er tijdens de coronacrisis voor gezorgd dat het verplichte telewerk in de best mogelijke omstandigheden kon doorgaan. Schermen, ergonomische stoelen en printers werden aangekocht voor het personeel.

De fiscus stemde er mee in dat veel van deze uitgaven effectief als kosten eigen aan de werkgever worden beschouwd waardoor ze niet belastbaar zijn in hoofde van het personeelslid.
Maar een laptop en gsm/smartphones blijven een moeilijk verhaal.

Voordeel ... maar niet zo veel

Pc's en smartphones behoren zowat tot de standaarduitrusting van vrijwel alle medewerkers. En toch meent de fiscus dat als u als werkgever dat materiaal ter beschikking stelt van uw personeel, u hen ook een voordeel van alle aard bezorgt.

De reden is uiteraard dat werknemers deze toestellen heel eenvoudig voor privédoeleinden kunnen gebruiken. Enkel als werkelijk vaststaat dat privégebruik verboden dan wel onmogelijk is, beschouwt de fiscus de terbeschikkingstelling van deze toestellen niet als een voordeel.

Anderzijds moet ook gezegd dat de belastbare basis van het voordeel eerder beperkt is. Het personeelslid wordt niet belast op de werkelijke waarde van de toestellen, maar op een forfaitaire som. De fiscus waardeert het voordeel uit het privégebruik als volgt:

Voor een kosteloos ter beschikking gestelde pc (of laptop): 72 euro/jaar per toestel.

Voor een gratis ter beschikking gestelde tablet of mobiele telefoon: 36 euro/jaar per toestel.

En de accessoires?

In twee rulings van 30 maart 2021 (over cafetaria-plannen) stelt de rulingcommissie dat heel wat accessoires mee in het forfait zitten en dus niet apart een voordeel opleveren.

Voor wat betreft laptops verduidelijkt de commissie dat mee in het forfait zitten: de printer, extra scherm, extra oplaadkabel, toetsenbord en muis, voor uitsluitend gebruik bij de gekozen pc of laptop. Verder ook de draagtas voor de laptop en een USB-stick.
Voor wat betreft de smartphone is er geen apart voordeel aan te rekenen voor standaard accessoires met een beperkte waarde ten opzichte van het toestel. De commissie geeft als voorbeelden: de beschermhoes, een extra oplaadkabel, maar ook een powerbank.

Al deze voorwerpen maken randapparatuur uit van de pc of de smartphone en geven dus geen aanleiding tot een bijkomende voordeel van alle aard.
Ze zijn uiteraard wel aftrekbaar als beroepskost bij de werkgever.

Op het einde van de terbeschikkingstelling

De rulingcommissie voegt er echter nog aan toe dat op het einde van de terbeschikkingstelling van het ICT-materiaal er eventueel wel een belastbaar voordeel van alle aard kan zijn ten belope van de werkelijke restwaarde van het toestel als “het einde van de terbeschikkingstelling gepaard gaat met de eigendomsoverdracht van het ICT-materiaal naar het privévermogen van de begunstigde werknemer”.

Concreet: als de werknemer zijn smartphone of laptop mag houden op het einde van het arbeidscontract, dan kan er wel een belastbaar voordeel ontstaan. In dat geval kijkt de fiscus naar de werkelijke waarde van het materiaal. Op dat ogenblik zal het randapparatuur wel in rekening gebracht worden. Dat is dan meteen ook de reden waarom de meeste werkgevers hetzij het materiaal terugvragen, hetzij een bijdrage vragen van de ex-werknemer.