Vennootschappen: stand van zaken over online oprichting

Een recente wet opent de deur voor het online oprichten van vennootschappen. Op vijf dagen heeft u een vennootschap, zo belooft de minister in de voorbereidende werken … De truc is simpel: u moet nog steeds via de notaris, maar de authentieke oprichtingsakte van rechtspersonen kan voortaan ook gedematerialiseerd. En dat versnelt de procedure grondig.

Europese richtlijn

De wet is er gekomen na een Europees richtlijn die vier opdrachten heeft voor de nationale wetgever:

bepaalde vennootschapsvormen moeten volledig online opgericht kunnen worden;

bepaalde vennootschapsinformatie moet online ingediend en geraadpleegd kunnen worden;

bijkantoren moeten volledig online kunnen registeren;

er moet uitwisseling van informatie komen over van kracht zijnde bestuursverboden.

Deze wet viseert enkel de eerste drie aspecten. Het uitwisselen van informatie komt later aan de beurt.

Het WVV

Het huidige Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) heeft al in ruime mate rekening gehouden met de richtlijn die er aan kwam zodat nu enkel het puur digitale nog moest geregeld worden.
De wet bevat daarom bepalingen over :

de elektronische vorm van een oprichtingsakte;

het verlijden van een akte op afstand (zonder fysieke verschijning voor een notaris).

De elektronische neerlegging van de oprichtingsakten en wijzigingsakten is al geregeld (via het eDepot systeem van het notariaat). En ook de online registratie van bijkantoren is reeds voorzien in het WVV maar moet nog wel verder in de praktijk omgezet worden via koninklijke besluiten.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid

De nieuwe wet zorgt ervoor dat voortaan het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen niet alleen de identiteit van de bestuurders vermeldt maar ook de vertegenwoordigingsbevoegdheden die deel uitmaken van de statuten.
Die informatie was nu ook al beschikbaar maar enkel in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Voortaan is het dus ook op een gestructureerde manier beschikbaar in het rechtspersonenregister.

De bedoeling is om een soort “mandatendatabank” te creëren. Deze informatie moet bij de statuten opgenomen worden. Concreet zal u er naast de letterlijke statutaire bepaling ook een soort kwalificatie terugvinden die dan als een soort metadata kan gekoppeld worden aan de betrokken bepaling (bv. alleenvertegenwoordiging, tweehandtekeningsclausule, ...). De verplichting geldt voor alle rechtsvormen waarvan de statuten worden neergelegd in het openbaar raadpleegbaar databanksysteem van de statuten. Voor vennootschappen die al opgericht waren vóór de inwerkingtreding, geldt deze nieuwe verplichting bij de eerstvolgende neerlegging van een nieuwe gecoördineerde versie van de statuten.

5 of 10 dagen

Eénmaal de wet van toepassing, zal een rechtspersoon binnen de tien dagen opgericht kunnen worden . Als de rechtspersoon uitsluitend opgericht wordt door natuurlijke personen, dan kan het zelfs binnen vijf werkdagen te rekenen vanaf het verlijden van de oprichtingsakte en de betaling van de bekendmakingskosten. Die tijdslimiet geldt enkel bij online oprichtingen.

De online oprichting

Om het één en ander mogelijk te maken, moest ook de wet op het notarisambt gewijzigd worden. Immers, een fysieke verschijning voor de notaris vervangen door videoconferencing is één ding, de handmatige kribbel onder een akte vervangen door een digitale handtekening is nog iets totaal anders.

De nieuwe wet viseert niet specifiek de online oprichting van vennootschappen. De regering creëerde eigenlijk een wettelijk kader voor de dematerialisatie van alle in authentieke vorm verleden oprichtingsakten van rechtspersonen, niet alleen deze van de BV en de NV. Ook andere authentieke rechtsvormen kunnen voortaan verleden worden in gedematerialiseerde vorm (we denken dan aan de oprichting van de CV, de IVZW, de private stichting, ...) evenals de rechtsvormen die niet verplicht authentiek moeten worden verleden, en toch vrijwillig de authentieke vorm kiezen (de VOF, de CommV, de VZW).

Bovendien kunnen deze gedematerialiseerde authentieke oprichtingsakten ook op afstand verleden worden, nl. via videoconferentie met de notaris. In principe geldt dit voor alle authentieke oprichtingsakten (behalve de oprichting van een stichting bij testament) Maar de inbreng in natura is uitgesloten van de oprichting op afstand.
De notaris heeft wel de mogelijkheid om de fysieke aanwezigheid te eisen, bijvoorbeeld om identiteitsmisbruik te voorkomen of in het kader van de handelingsbekwaamheid van aanvragers.

De notaris zal ook de elektronische handtekening aanvaarden, zelfs als die vanuit een andere EU-lidstaat komt. Maar op dat punt moeten eerst nog wat praktische bezwaren weggewerkt worden.

De wet regelt ook de problematiek van handtekeningen in een verschillende tijdszone (de akte krijgt de datum en het tijdstip van het moment waarop de notaris tekent) en het feit dat de notarismedewerker die een gedematerialiseerde volmacht krijgt zijn privéadres moet meegeven (hij/zij mag nu woonstkeuze doen bij de notaris).

De wet trad grotendeels in werking op 1 augustus 2021 maar het is wellicht nog even wachten op de effectieve uitvoering ervan en de concretisering ervan bij de notarissen. De coronacrisis heeft ons geleerd dat dat heel snel kan gaan.